It takes two to tango – tips voor samenwerken bij outsourcing

//It takes two to tango – tips voor samenwerken bij outsourcing

It takes two to tango – tips voor samenwerken bij outsourcing

Hoe werk je het beste samen met je outsource partner en ontwikkel je een relatie die voor beiden prettig, succesvol en voor de lange termijn is? Lees onze tips!

Eerst een goed gevoel, dan pas beginnen

Het is van belang dat er een goed gevoel is bij de outsource leverancier. Zonder goed gevoel of klik, gaat het hem niet worden. Het is raadzaam om eerst kennis met elkaar te maken, door middel van gesprekken. Klantcases op te vragen, of referenties na te gaan, zodat er een duidelijk beeld en gevoel is bij de outsource partner. Op deze manier kun je toetsen of er een klik is, en of deze partij geschikt is.

Start eerst met een Pilot

Om een indruk te krijgen van hoe de samenwerking zal gaan verlopen is het aan te raden om met een afgebakende testopdracht te beginnen. Repeterende taken, die wat lager complex zijn bijvoorbeeld. Deze kunnen later worden aangevuld met wat complexere taken. Evalueer regelmatig hoe het gaat, en welke verbeteringen nodig zijn. Bereid je goed voor hoe de taken moeten worden overgedragen. Gedurende de testopdracht ontstaat een nog beter beeld van de outsource leverancier. En of na de pilot een contract voor langere periode  kan worden aangegaan.

Maak duidelijke afspraken

Maak duidelijke afspraken. Met name in het begin is er veel afstemming nodig om op één lijn te komen. Je zult aan elkaar moeten wennen.  Er worden fouten gemaakt, omdat er geleerd wordt. Dus bepaal hoe vaak er met elkaar overlegd wordt en op welke wijze. Bij het delegeren van taken is het belangrijk om naast de uitleg wat er gebeuren moet, ook duidelijke afspraken over kwaliteit, snelheid en oplevering te maken. Hoe wordt er gerapporteerd en worden resultaten besproken. Een ervaren outsource partner geeft hierbij begeleiding en neemt de leiding over dit proces. Hoe dan ook, leer van elkaars expertise, sta open voor feedback en verbeter daardoor het proces.

Documenten delen en het belang van werkinstructies 

Maak van tevoren een werkinstructie en creëer een gedeeld platform waarmee je documenten kunt delen. Dit kan bijvoorbeeld via Slack, Google Drive en Dropbox. Het voordeel van dit soort platformen is dat alle informatie op 1 plek beschikbaar is en je samen in hetzelfde document kunt werken. Wat ook goed werkt is het maken van een instructievideo (via Snagit en Jing) of printscreens van de te nemen stappen voor de werkinstructie. Ieder traject starten wij met een Kickoff waar er middels Googlehangouts kennis met elkaar wordt gemaakt en instructies worden besproken. Ook wordt er tijdens de Kickoff bepaald hoe er met elkaar gecommuniceerd wordt en wanneer overleggen plaatsvinden.

Leer de cultuur van uw outsource bestemming kennen 

Als je elkaar wat beter kent vanuit de culturele achtergrond, is er vaak meer begrip waarom er bepaalde situaties ontstaan zoals ze ontstaan. De samenwerking wordt ook leuker, er ontstaat een betere relatie omdat je elkaar beter kent en de organisatie waarnaar je uitbesteedt. Daarom is het zinvol om te verdiepen in de cultuur van de outsource bestemming. Bezoek het land, met kennis met de mensen en de gebruiken. Klanten kiezen er vaak voor om een (vervolg) training bij Alembo Suriname te geven als er bijvoorbeeld een nieuw traject gestart wordt, er wordt uitgebreid in taken of omdat er moet worden opgeschaald. Wij zien vanuit de praktijk dat dit voor beide partijen heel waardevol is.