Co-sourcing, een gelukkig huwelijk?
Bij co-sourcing gaan de opdrachtgever en de leverancier een nauwe samenwerking met elkaar aan, waarbij de klant zeer betrokken is bij het eindresultaat. In de literatuur wordt bij co-sourcen benadrukt dat door de samenwerking met de klant, deze meer verantwoordelijkheid neemt voor het eindresultaat dan bij outsourcing. Suggereert dit dat bij ‘outsourcing’ het werk sneller ‘over de schutting’ gegooid wordt, zonder controle op de resultaten?
Outsourcing, offshoring, co-souring, what’s in a name?
De term co-sourcing is ontstaan door tekortkomingen binnen de traditionele (it) outsourcing. Bij traditionele outsourcing is de focus op transformatie van de werkzaamheden, efficiency en performance verbetering. Waarbij de klant geen directe invloed heeft op het team op afstand. Volgens de literatuur is er bij co-sourcing wel sprake van dat de klant een eigen dedicated team heeft en controle heeft op de uiteindelijke output: Kpi’s en kwaliteit. Bij traditionele outsourcing is hier geen sprake van en lijkt het alsof de klant geen inzicht krijgt in de performance en daardoor niet kan sturen. Een kwalijke zaak. De literatuur zet deze begrippen wat zwart-wit neer, waardoor outsourcing duidelijk in de schaduw wordt gezet.
Outsourcing, offshoring, co-souring, what’s in a name? Laten we voor het gemak uitgaan van de definitie van co-sourcing, waarin onderlinge samenwerking, gelijkwaardigheid, transparantie en met behoud van controle een ‘huwelijk’ is aangegaan.
Wanneer men ervoor kiest om werkzaamheden uit te besteden, is het van belang om voorafgaand eerst te bepalen of het project daadwerkelijk geschikt is voor co-sourcing. Om tot een goed eind resultaat te komen, moeten beide partijen tijd investeren in de relatie, net zoals bij een huwelijk.
Stap voor stap
Daarvoor geldt bij de voorbereiding, eerst leren lopen tot je kunt rennen. Maar bij innovatieve projecten – met techniek implementatie, nieuwe systemen en deadlines – is er vaak van leren lopen geen sprake. Eerder van sprinten en rennen. Is dat erg? Wij vinden van niet, want bij co-sourcing is het samen uitvinden wat werkt. Samenwerken op afstand gaat niet vanzelf en kost energie. Gewoon doen en ervaren lijkt simpel, maar is heel effectief. Waarbij natuurlijk geldt, goede voorbereiding is het halve werk.
Flexibiliteit is essentieel
Flexibel zijn bij de uitvoering is belangrijk voor succes. Loslaten wanneer het in het begin nog niet gelijk gaat zoals gewenst is. Het inrichten van de meetbaarheid van de resultaten en het monitoren ervan kost tijd en energie en kan een struikelblok zijn bij de opstart van co-sourcing projecten. Het zoeken naar de beste registratie en meetmethode is essentieel om goed met elkaar te kunnen samen werken. Als dit eenmaal op de juiste manier vorm is gegeven, is het een kwestie van verdieping en continue bijsturen wanneer nodig.
Onderlinge irritaties bij outsourcing
Onderlinge irritaties ontstaan waar mensen met elkaar samen werken, samen wonen, of partners zijn in co-sourcing. Misschien is het bij co-sourcing wel heftiger en persoonlijker omdat men als partners een ‘nieuwe afdeling’ of ‘bedrijfsonderdeel’ neerzetten. Er staat veel op het spel als het niet lukt. Verspilde tijd, kosten, energie en aandacht. Verschillende (bedrijfs-)culturen werken voor het eerst met elkaar samen, wat spannend is en tot wrijving kan leiden. Als dit door beide partijen wordt erkend en onder ogen wordt gezien, is de kunst om hier goed mee om te gaan. In de praktijk betekent dit, veel en geregeld communiceren, bij elkaar op locatie langsgaan om de andere bedrijfscultuur te leren kennen en open, transparant te zijn in wat goed en wat minder goed gaat.
Vertrouwen is de basis
In een huwelijk ben je elkaars spiegel en gun je de ander zijn groei en succes. Zo ook bij co-sourcing. Zonder vertrouwen in elkaar als businesspartner gaat het niet werken. Zonder een onderlinge klik gaat het ook niet lukken. Zonder duidelijke afspraken, sturing en bewaking ook niet. Als de hobbels zijn doorstaan en het project goed is ingebed, de samenwerking loopt en alle obstakels zijn overwonnen, kan met recht worden gezegd dat co-sourcing werkt en niet zo’n klein beetje ook. Transparantie in de samenwerking en een eigen dedicated team op afstand zijn hierbij de sleutel tot succes.
Alembo en co-sourcing
Outsourcen vergt investeren en veel communiceren, voor beide partijen. Vooral in het begin traject waar het inregelen van de processen, kpi’s en kwaliteit tijd kost, is het van belang om continue goed en vaak af te stemmen. Eerst een pilot, leren van elkaar en daarna gefaseerd uitbreiden. Elkaar beter leren kennen door op locatie in Suriname langs te gaan. Na een periode van gewenning, openheid en positieve resultaten ziet men al snel de voordelen van outsourcing. Kosten dalen, formatieplaatsen binnen de eigen organisatie kunnen anders worden ingedeeld, er is meer tijd en geld beschikbaar, en pieken worden opgevangen. Transparantie in de co-sourcing is van allergrootst belang. Hierdoor ontstaat vertrouwen, een mooie relatie en een hechte samenwerking. Net zoals bij een huwelijk.
