Een dag uit het leven van een Virtuele Assistent
Een persoonlijke assistent inhuren voor tijdrovende taken kan dé oplossing zijn om uw onderneming snel en toch overzichtelijk te laten groeien. Om beter inzicht te geven in wat een virtuele assistent kan betekenen, interviewden wij onze virtuele assistent Sue-Ann.
Hallo Sue-Ann, kun je wat over jezelf vertellen?
“Ik ben 26 jaar oud en mijn achtergrond is HBO Management Accounting. Naast mijn werk als virtuele assistent ben ik een nieuwe studie begonnen voor Fysiotherapie. Ik houd van afwisseling in mijn werk en de mogelijkheid om mezelf te blijven uitdagen en ontwikkelen. Wat ik terugkrijg hoe anderen mij ervaren dan is dat leergierig, behulpzaam, analytisch en creatief. Klanten waarderen mijn professionele, nauwkeurige en gestructureerde werkhouding.”
Welke werkzaamheden doe je zoal als Virtuele Assistent?
“Als Virtuele Assistent ben ik dagelijks bezig met backoffice taken, content management, mailbox beheer, agendabeheer en het beantwoorden van binnenkomende telefoontjes voor klanten.” Verder zijn onze virtuele assistentes (vazz) ook beschikbaar voor facturatie, loonadministratie, bestellingen en nog veel meer.
Wat maakt het werk als Virtuele Assistent uitdagend en leuk?
“Het werk varieert dagelijks en je bent continu bezig met diverse taken. Van standaard backoffice taken, tot agendabeheer, het uploaden van content op de website, het aanmaken van e-mailadressen, het verlenen van klantenservice en het maken van planningen voor de klant. Doordat ik telkens moet schakelen tussen projecten vergt dit timemanagement, het goed kunnen organiseren van mijn werk en flexibiliteit als gedurende de dag een project extra aandacht nodig heeft. Omdat er zoveel afwisseling is in taken, zet ik andere vaardigheden in, waardoor ik blijf leren wat ik erg leuk vind. Vervelen als Virtuele Assistent gaat dus heel moeilijk.”
Hoe ziet een gemiddelde werkdag er voor jou uit?
“Mijn dag begint altijd met een inventarisatie: welke taken hebben de hoogste prioriteit? Dit is belangrijk omdat je als VA constant schakelt tussen de verschillende projecten. Timemanagement is van groot belang. Het zijn ook allemaal diverse systemen waarmee ik werk, dus moet je dat ook goed onder de knie hebben.”
Hoe is het om in het team van Virtuele Assistentes te werken?
“Het VAZZ team is een sterk team, momenteel bestaande uit vrouwen. We hebben zakelijke en niet-zakelijke communicatie. Team meetings hebben we om de twee weken voor het bespreken van bijzonderheden en communicatie gaat veel via Google Meet, Zoom, Slack, WhatsApp of telefonisch. Daarnaast hebben we teambuilding activiteiten die altijd leuk zijn.”
Wat is belangrijk in de samenwerking met klanten als je op afstand werkt?
“In de samenwerking met klanten op afstand is het van groot belang transparant te zijn en duidelijke afspraken te maken. Dus in zijn volledigheid: goede communicatie. Een klant die aan de andere kant van de wereld zit, kan ik helaas niet persoonlijk fysiek benaderen met alle vragen. Indien iets onduidelijk is; is het prettig om snel te kunnen navragen wat de bedoeling is. Video calls helpen hierbij. Met video calls kan bijvoorbeeld altijd het scherm gedeeld worden voor het verduidelijken van de werkwijze. Ik maak hiervoor gebruik van screenshots en het opnemen van video’s.”
Waarom denk je dat ondernemers graag kiezen voor een virtuele assistent ipv een assistent op kantoor?
“Ondernemers kiezen eerder voor een VA omdat die slechts een berichtje van hen is verwijderd. Zodra de VA is ingewerkt, kan deze heel makkelijk dagelijkse werkzaamheden zelfstandig oppakken en inspringen op dringende verzoeken. Daarnaast kun je met een VA focussen op datgene waarin je goed bent of wat je leuk vindt. Een VA is ook een stuk goedkoper dan een assistent of secretaresse op kantoor omdat je veel minder overhead kosten hebt en de tariefstelling anders is.”
Welke tip zou je ondernemers willen meegeven als ze overwegen om een Virtuele Assistent in te huren?
“Ik raad aan om de instructies van de taken zoveel als mogelijk volledig en helder vast te leggen, zodat het inwerken vlot kan verlopen en de assistent niet continu hoeft na te vragen over de werkwijze. Dit kan in de vorm van een werkinstructie of instructievideo. Daarnaast is online bereikbaarheid van groot belang zodat de communicatie en uitvoering van de taken vlot kunnen verlopen.”
Sue-Ann of haar collega-VA’s inhuren voor jouw bedrijf?
Dat kan! Neem gerust contact met ons op of download hier onze Whitepaper voor meer informatie. Na een kennismaking met je Virtuele Assistent kunnen we vrijwel meteen aan de slag.
