Een virtual assistant op afstand maakt u het werk super makkelijk!

Home/Een virtual assistant op afstand maakt u het werk super makkelijk!
Een virtual assistant op afstand maakt u het werk super makkelijk!2020-03-04T11:37:30+00:00
Persoonlijke assistent

Inschakelen van een virtuele assistent

Stel u eens voor: u wilt werken aan de core business van uw onderneming, maar wordt steeds opgehouden door allerlei dagelijkse verplichtingen. Verplichtingen zoals het bijhouden van uw agenda, het beantwoorden van mails, de boekhouding, afspraken inplannen, het bijwerken van uw blogs en social media. Best vervelend want hierdoor komt u te weinig toe aan waar het echt om draait: meer klanten werven en meer aandacht voor bestaande, tevreden klanten. Een persoonlijke assistent of virtuele assistent helpt u om te focussen op de taken die er echt toe doen.

Wat is een virtuele assistent?

De technologie gaat snel, er zijn web chatbots die automatisch vragen beantwoorden en Google Assistenten die hulp aanbieden op mobiele telefoons. Virtuele robots die u snel en gemakkelijk kunnen helpen. Maar een virtuele assistent kan ook een persoonlijke assistent van ‘vlees en bloed’ zijn. Hij of zij werkt op afstand en pakt de zaken op waar u geen tijd of geen energie in wilt steken. Het inhuren van een virtuele assistent is niet alleen makkelijk, maar u bespaart er ook al snel 40-50% van uw tijd. Na een korte kennismaking en uitleg van de taken kan uw assistent al snel voor u aan de slag.

Download de whitepaper  Hoe haal je het meeste uit je Virtuele Assistent?

Welke taken uitbesteden aan een persoonlijke assistent?

Als u het erg druk heeft is de valkuil om dingen te blijven doen zoals u al deed. Het uitbesteden van taken kost in eerste instantie wel wat voorbereidingstijd bijvoorbeeld in het maken van een instructie en afstemming. MKB bedrijven of drukke zelfstandigen gunnen zichzelf niet de tijd om hier goed bij stil te staan, dat outsourcen van terugkerende arbeidsintensieve klussen echt de oplossing is voor overvolle agenda’s en meer focus. Herkenbaar? Probeer op een rij te zetten welke taken u liever niet doet die iedere maand terugkomen, of welke grote projecten eraan komen die aandacht nodig hebben en eenvoudig uit te besteden zijn. Op deze manier brengt u eenvoudig in kaart wat u zou willen uitbesteden en hoeveel tijd u hierdoor over heeft. De stap om te beginnen met een persoonlijke assistent is nu eenvoudig te zetten.

Taken die geschikt zijn voor een Virtuele Assistent (of bekijk hier een uitgebreide lijst):

team VAZZ

  • Telefoonbeantwoording, emails of chat
  • Online research
  • Agendabeheer
  • Bijhouden van social media
  • CRM opschonen en aanvullen
  • Nabellen van contacten
  • Uitwerken van audio-files of podcasts
  • Schrijven van webteksten of plaatsen op de website
  • Boekhouding en administratieve taken
  • Rapportages verwerken
  • Relatiegeschenken bestellen
  • Online bestellingen doen (kantoorartikelen, boodschappen, kadootjes)
  • Uitzoeken en boeken van zakenreizen

Tarieven virtuele assistent

Vanaf 10 uur per maand kunt u gebruik maken van een virtuele assistent. De kosten hiervoor zijn €220 per maand. Meer afnemen? Dat is mogelijk wij bieden abonnementen van 10, 20 of 40 uur per maand. Een abonnement van 40 uur kan al voor €720,- per maand. Alle informatie over Virtuele Assistentes inzetten via alembo vindt op www.vazz.nl. VAZZ is onderdeel van Alembo.

Voordelen van een Persoonlijke Assistent

Na een Kickoff en het doornemen van de instructies kan uw VA snel van start!

U kunt snel opschalen als blijkt dat u meer uren wil afnemen. Ook afschalen in uren in na overleg mogelijk.

Wij pakken allerhande taken voor u op. Het hoogopgeleide team is kundig en heeft diverse specialismen in huis. Van klantcontact en emails afhandelen, contentbeheer, social media bijhouden, tot debiteurenbeheer en CRM opschoning.

Wij hebben een team van Virtuele Assistentes. U krijgt een vast contactpersoon die de taken oppakt. Daarnaast heeft u een backup VA als uw Virtuele Assistent bijvoorbeeld op verlof is of vanwege ziekte het werk niet kan doen. Zo gaat het werk altijd voor u door.

Sommige ondernemingen willen bewust geen vaste personeel in dienst. Zoals Wim Schimmel van Schipveiling, een klant van VAZZ. Kijk hier wat de voordelen de samenwerking met onze Virtuele Assistentes heeft.

Onze VA’s hebben ruime ervaring met klantsystemen voor call, email en chat. Wij werken vaak direct in de systemen met de klant. Wilt u uw telefoon naar ons doorschakelen, geen probleem wij kunnen dit voor u inregelen middels onze Callcenterapplicatie CCL.

In overleg kijken wij wat de prettigste samenwerking is en zoeken wij de communicatievorm uit dit het beste past voor afstemming, documenten sharen en snel kunnen schakelen.

Samenwerkings-tips met een Virtuele Assistent

  • Investeer tijd in de voorbereiding

  • Maak heldere werkinstructies

  • Leer elkaar kennen, ontwikkel een band, dit schept vertrouwen

  • Bespreek hoe er gecommuniceerd wordt (Googledocs, Slack, Whatsapp etc.)

  • Durf elkaar feedback te geven, wees helder in verwachtingen

  • Terugkerende arbeidsintensieve taken zijn ideaal voor een VA

  • Welke taken hebben prio, welke niet. Maak afspraken.

  • Start eerst met een afgebakende klus die eenvoudig uit te leggen is. Als dit goed gaat, bouw dan de taken uit.