Een virtual assistant op afstand maakt u het werk super makkelijk!

/Een virtual assistant op afstand maakt u het werk super makkelijk!
Een virtual assistant op afstand maakt u het werk super makkelijk!2018-08-21T12:29:55+00:00
Persoonlijke assistent

Inschakelen van een virtuele assistent

Stel u eens voor: u wilt werken aan de core business van uw onderneming, maar wordt steeds opgehouden door allerlei dagelijkse verplichtingen. Verplichtingen zoals het bijhouden van uw agenda, het beantwoorden van mails, de boekhouding, afspraken inplannen, het bijwerken van uw blogs en social media. Best vervelend want hierdoor komt u te weinig toe aan waar het echt om draait: meer klanten werven en meer aandacht voor bestaande, tevreden klanten. Een persoonlijke assistent of virtuele assistent helpt u om te focussen op de taken die er echt toe doen.

Wat is een virtuele assistent?

De technologie gaat snel, er zijn web chatbots die automatisch vragen beantwoorden en Google Assistenten die hulp aanbieden op mobiele telefoons. Virtuele robots die u snel en gemakkelijk kunnen helpen. Maar een virtuele assistent kan ook een persoonlijke assistent van ‘vlees en bloed’ zijn. Hij of zij werkt op afstand en pakt de zaken op waar u geen tijd of geen energie in wilt steken. Het inhuren van een virtuele assistent is niet alleen makkelijk, maar u bespaart er ook al snel 40-50% van uw tijd. Na een korte kennismaking en uitleg van de taken kan uw assistent al snel voor u aan de slag.

Welke taken uitbesteden aan een persoonlijke assistent?

Als u het erg druk heeft is de valkuil om dingen te blijven doen zoals u al deed. Het uitbesteden van taken kost in eerste instantie wel wat voorbereidingstijd bijvoorbeeld in het maken van een instructie en afstemming. MKB bedrijven of drukke zelfstandigen gunnen zichzelf niet de tijd om hier goed bij stil te staan, dat outsourcen van terugkerende arbeidsintensieve klussen echt de oplossing is voor overvolle agenda’s en meer focus. Herkenbaar? Probeer op een rij te zetten welke taken u liever niet doet die iedere maand terugkomen, of welke grote projecten eraan komen die aandacht nodig hebben en eenvoudig uit te besteden zijn. Op deze manier brengt u eenvoudig in kaart wat u zou willen uitbesteden en hoeveel tijd u hierdoor over heeft. De stap om te beginnen met een persoonlijke assistent is nu eenvoudig te zetten.

Taken die uitbesteedt kunnen worden aan een virtuele assistent zijn oneindig, denk aan:

  • Telefoonbeantwoording, emails of chat
  • Agendabeheer
  • Bijhouden van social media  
  • CRM opschonen en aanvullen
  • Nabellen van contacten
  • Uitwerken van audio-files of podcasts
  • Schrijven van webteksten of plaatsen op de website
  • Boekhouding en administratieve taken
  • Rapportages verwerken
  • Relatiegeschenken bestellen
  • Online bestellingen doen zoals boodschappen, boeketten, verjaardagscadeautjes
  • Online research
  • Uitzoeken en boeken van zakenreizen

Samenwerken met je virtuele assistent

Wat zijn aandachtspunten en tips als u gaat samenwerken met een assistent op afstand?

  1. Investeer tijd in de voorbereiding, welke taken u wilt uitbesteden en leer elkaar kennen.
  2. Maak heldere werkinstructies en stem geregeld af.
  3. Bespreek hoe er met elkaar gecommuniceerd wordt. En maak hier afspraken over. Bijvoorbeeld via Google Hangouts, Google Docs of Slack.
  4. Terugkerende arbeidsintensieve taken zijn ideaal voor een virtual assistent.
  5. Stem planning met elkaar af.

Tarieven virtuele assistent

Vanaf 10 uur per maand kunt u gebruik maken van een virtuele assistent. De kosten hiervoor zijn €220 per maand. 40 uur per maand gebruik maken van VAZZ kan al voor €720,- per maand.  Kijk gerust op www.vazz.nl voor meer informatie. VAZZ is onderdeel van Alembo.

Wilt u meer informatie, neem dan contact met ons op.