Een goede start is het halve werk bij outsourcingstrajecten
De beslissingen die je tijdens de start neemt van een outsourcingstraject, bepalen in hoge mate het verloop van de samenwerking. Kies je voor de goedkoopste partij en vooral op tarief, dan komt er een ander (vecht)model dan wanneer wordt gekozen voor partnerschap en expertise, het samenwerkingsmodel. Beide werken, de één vraagt meer managementaandacht dan de ander.
We zetten graag een aantal adviezen op een rij:
Kijk verder dan alleen kosten
Manage de relatie, dan komen de kosten goed. Manage je alleen op de laagste kosten, dan loopt de relatie een risico. Outsourcing levert kostenvoordelen, maar dat is zelden de enige reden. Je wilt als uitbestedende organisatie ook de flexibiliteit en de expertise van de leverende organisatie benutten. Kijk daarom verder dan alleen de kosten en zie het samenwerken op afstand als een verlengstuk van je organisatie.
De start is even wennen
In de startfase dient er veel geregeld te worden. IT moet functioneren, de instructies dienen begrepen te worden. Het gaat nooit in één keer goed. Geen paniek, dat is gebruikelijk want dit is ook het geval als je een team in NL inwerkt en het komt ongetwijfeld goed. Wanneer partijen aan elkaar gewend zijn, de instructies goed begrepen en goed toegepast zijn en de IT werkend is, dan volgt de operationele fase.
Teamwerk
Het personeel bij de outsource organisatie werkt voor jou. Net zoals je eigen personeel is het van belang om het outsource personeel te betrekken bij je organisatie en bij je team. Als je samen een goed team vormt en de sfeer onderling goed is, gaat het behalen van de resultaten veel beter en is het samenwerken ook veel leuker. Investeer dus in teamwerk.
Werk na de startfase aan gezond partnerschap
Een relatie gebaseerd op duidelijke verwachtingen, deliverables en goede communicatie, is de basis voor een gezond partnerschap. Hoe blijf je elkaar challengen als partners en welke tips zijn er voor behoud van een prettige werkrelatie? We hebben er een aantal op een rij gezet.
Regelmatige reflectie op samenwerking
Een succesvolle, productieve relatie hoort regelmatig beoordeeld te worden. Wat gaat goed en waar moeten we vooral mee door gaan? Wat is prima en niet bijzonder? Wat gaat minder goed en dient te verbeteren? Hoe de samenwerking verloopt dient regelmatig te worden besproken. Het zorgt ervoor dat je in verbinding blijft, elkaar scherp houdt en de samenwerking telkens weer naar een hoger level tilt.
Samen bouwen aan het partnerschap
Vaak begint het partnerschap met een eerste opdracht. Partijen wennen aan elkaar en krijgen ervaring. Op basis van de ervaringen wordt besloten of en hoe het partnerschap uit te bouwen. Men begint elkaar beter te kennen en de relatie wordt uitgebouwd. Niet altijd gaat alles goed en juiste aanpassingen op het normale proces leiden tot intensivering van het partnerschap. Partijen zien dat niet alleen het sunny scenario goed wordt gevolgd, maar dat ook de rainy scenario’s goed worden opgelost waardoor de samenwerking wordt versterkt. Dit is samen bouwen aan partnerschap.
Open communicatie en feedback geven
De juiste Service Level Agreement in werking, samen met goede rapportages en een prettige manier van omgang, is een goede basis om verder te bouwen aan een sterk partnerschap. En juist in een sterk partnerschap hoort feedback geven. Met de juiste feedback over en weer, leren de organisaties nog beter met elkaar samen te werken. Feedback geeft vertrouwen en vertrouwen geeft weer de ruimte voor feedback. Het lijkt net op een gelukkig huwelijk, waar de basis vertrouwen en openheid moet zijn om zo elkaar nog meer te versterken.
