Backoffice

Backoffice en Midoffice ondersteuning

Orders, retouren, factuurinvoer, loonadministratie en akteverwerking

Administratieve backoffice door professionals

Administratieve backoffice uitbesteden

Overweegt u outsourcing van uw midoffice of administratieve backoffice werkzaamheden? Het geheel of gedeeltelijk uitbesteden van terugkerende maandelijkse taken kan zeer interessant zijn. U bespaart hierdoor aanzienlijk tijd en kosten. Omdat u tijd over heeft, kunt u de focus verleggen om uw medewerkers taken te geven die direct impact hebben op de groei van uw organisatie. Wanneer u administratieve backoffice taken belegd bij Alembo bespaart u al snel 30% of meer op uw operationele kosten. 

Ook wanneer u te maken heeft met dagopleveringen of piekmomenten, is het outsourcen naar een offshore bestemming zeer aantrekkelijk. Omdat Alembo circa 300 medewerkers in dienst heeft, kunnen wij flexibele arbeid leveren waardoor u snel op kunt schalen. 

Alembo is transparant in de communicatie en houdt van korte lijnen: u krijgt uw eigen contactpersoon in Suriname en in Nederland. Voorafgaand worden verwachtingen afgestemd zoals snelheid, kwaliteit en oplevermomenten. Ieder traject starten we met een pilot om zo te toetsen of verwachtingen in de praktijk kunnen worden waargemaakt. Daarna gaan we over tot opschaling en gefaseerd uitbreiden.  

backoffice en midoffice uitbesteden

Opleveringen per dag conform kpi's

Onze medewerkers zijn hoogopgeleid en ieder traject wordt met zorg voorbereid en begeleid zodat wij samen met u de afgesproken kwaliteit en deadlines halen.

Bij orderentry, akteverwerking of retourverwerking is het op dagbasis verwerken binnen de gestelde deadline orde van de dag. De klant moet immers goed geholpen kunnen worden, waarbij te lang wachten op een antwoord niet op prijs wordt gesteld. 

Alembo is gewend om met strakke KPI’s te werken die sturen op snelheid, nauwkeurigheid en het opleveren van vastgestelde volumes per dag. 

Onze professionals staan voor u klaar

Ons administratieve backoffice team bestaat uit een groot team van ervaren medewerkers. Hierdoor zijn wij in staat om snel op te schalen en in te werken en onze ervaren expertise voor eenvoudigere of complexere trajecten in te zetten. 

Onze jarenlange ervaring hebben wij opgebouwd door diverse werkzaamheden binnen branches als Zorg, Bankwezen, Verzekeraars, Telecom en E-commerce. Wij werken o.a. samen met Intertoys, Service Point en Diks Verzekeringen. 

Het outsourcen van administratieve backoffice via Alembo bestaat uit: het verwerken contracten, orders, retouren, facturen, loonadministratie, rapportages, formulieren en mutaties. Doordat onze medewerkers goed Nederlands kunnen lezen en schrijven, is het zeer interessant om Nederlandstalige repeterende orderentry activiteiten uit te besteden. 

Alembo's Administratieve Back- en Midoffice

Veiligheid gegarandeerd

Uw data is in veilige handen bij Alembo. Alembo is ISO 9.001 en we werken conform ISO 27.001. Certificatie ISO 27.001 is gepland met KIWA Leiden en zal gebeuren nadat er weer normaal vliegverkeer mogelijk is.  

Het inloggen op systemen gaat via een beveiligde VPN-verbinding. Bovendien is Alembo voor alle security audits geslaagd, waaronder voor KPN, ABN AMRO, Internationale Bank en een Belgische Telecom.

Alembo werkt conform de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), welke van toepassing is in de hele Europese Unie. Voor meer informatie over AVG, download hier de whitepaper.

Onze USP's

We denken graag met u mee

Snelle verbindingen met uw klantsystemen

We denken graag met u mee. Of het nu gaat om het bepalen van de juiste strategie of het samenstellen van een winstgevende businesscase. 

We kunnen de werkzaamheden zowel offline als online in uw eigen applicatie uitvoeren. Hierbij maken we altijd gebruik van beveiligde netwerkverbindingen. Door uitstekende IT infrastructuur wordt er op afstand net zo snel gewerkt als u gewend bent. Onze 3 internetproviders, waarvan de belangrijkste glasvezel is en daarbovenop 4G dataverbinding en ADSL maken dat mogelijk.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Gefaseerd en gecontroleerd vindt de implementatie plaats. Transparantie en heldere communicatie helpt bij het opbouwen van een prettige lange termijn relatie. Waardoor succesvolle samenwerkingsverbanden ontstaan en voor beiden een win-win situatie.

 

Backoffice Klantcases

INTERNATIONALE BANK actes- en mutatieverwerking
Voor het behoud van concurrentievoordeel en kostenbesparingen heeft onze partner Service Point in samenwerking met een Amerikaanse Bank gekozen om werkprocessen aan Alembo uit te besteden. Na een intensieve trainingsperiode in België is het team begonnen. De werkzaamheden bestaan uit het analyseren van de aktes, selecteren van mutaties en het verwerken van mutaties direct in de systemen van de bank. Voorbeelden van mutaties zijn: verhuizingen, fusies, nieuwe oprichtingen of faillissementen.
INTERTOYS retourstromen verwerken
Intertoys besteedt het verwerken van retourstromen uit aan Alembo. Het verwerken van retouren is een handmatig en arbeidsintensief proces. Het proces omvat administratieve taken, het verwerken van retourformulieren, het na sturen van artikelen en maken creditfacturen. Door dit uit te besteden, is er meer werk voor hoge complexere taken en worden er kosten bespaard.
ART & CRAFT orderverwerking
Art&Craft heeft in 2018 Alembo benaderd met het verzoekt te ondersteunen bij orderverwerking voor hun webshop. Om de orderverwerking vlot en soepel te laten verlopen, controleert Alembo voor iedere order de juiste beschikbaarheid, leverancier een shipment methode bij bestellingen van meerdere producten. Alembo krijgt hiervoor toegang tot de benodigde software die via VPN benaderd worden.
DIKS VERZEKERINGEN backoffice support
De back-office werkzaamheden die Alembo momenteel verricht, worden opgepakt in het CRM systeem, Dynamics 365. Het takenpakket is divers en bestaat o.a uit: het opvragen van offertes, het versturen van offertes naar klanten, het verwerken van de acceptatie dialogen, het versturen van polisbladen, het koppelen van items aan een dossier, het toevoegen van aanvullende dekkingen en het aanpassen van de status van de polis.
KPN Factuurverwerking
KPN heeft een fors deel van hun factuurverwerking via Oracle-IT oplossingen geautomatiseerd. De automatiseringsslag ging gepaard met een reductie aan werkaanbod voor de orderverwerkers. KPN kiest voor Alembo vanwege flexibiliteit, kostenreductie Nederlandsprekende partner. De werkzaamheden bestaan uit: het verwerken van PO facturen, directe facturen, verzamelfacturen, credit nota’s en journaalposten in het systeem van KPN: Oracle Financials. Facturen werden gematcht, geverifieerd en ingevoerd. Maximale verwerkingstijd was 3 werkdagen met een kwaliteitseis van 98%.
Waddenvacatures urenadministratie
Waddenvacatures bemiddelt studenten, starters en professionals voor zowel tijdelijke als vaste banen, op basis van uitzenden, detachering en werving & selectie. Waddenvacatures houdt zich verder ook bezig met de payrolling van medewerkers waarvan de backoffice verzorgd wordt een gecertificeerde payroll dienstverlener Pay for People. Alembo verzorgt Waddenvacatures de urenadministratie en ondersteunt bij het opmaken van contracten en erop toezien dat alle documentatie van de kandidaten in orde is. Daarnaast is er verde telefonisch- of mailcontact met kandidaten en opdrachtgevers van Waddenvacaturs.
Previous slide
Next slide


Geef vandaag nog een boost aan uw business

Neem gerust contact met ons op!

midoffice en backoffice outsourcen alembo