Order entry uitbesteden

Bespaar minimaal 30% op uw kosten en meer efficiency door outsourcing

orderverwerking in backoffice systemen

Wat is order entry?

Order entry is het proces van orders (bestellingen) opnemen in het systeem van het bedrijf. Nadat de order is geplaatst kan informatie over de order en de klant teruggevonden worden in het betreffende systeem. Vervolgens worden customer service gerelateerde werkzaamheden opgepakt om de klantorder verder uit te voeren. Wat vroeger via de fax, telefonie of papier ging, gaat nu digitaal. Orderverwerking vindt binnen veel branches plaats van webshops, transportbedrijven, tot verzekeraars en zorginstellingen. 

Heeft u te maken met een hoge werkdruk, dagopleveringen, deels geautomatiseerde processen en pieken in orderverwerking? Overbelaste backoffices zorgen ervoor dat orders te laat worden behandeld wat weer impact heeft op te late leveringen en ontevreden klanten of leveranciers. Order entry uitbesteden biedt hiervoor de oplossing zodat orders altijd tijdig, nauwkeurig en naar wens worden opgepakt. Nooit meer achterstanden of backlogs of ontevreden klanten. 

Voorbeelden van order entry zijn:

  • Het invoeren van nieuwe bestellingen of orders
  • Het verwerken van retouraanvragen van producten
  • Het verwerken van mutaties of polisaanvragen
  • Het verwerken van declaraties 
  • Het verwerken van medische hulpmiddelen en patiëntengegevens
  • Rapporten verwerken 
  • Werkbonnen verwerken

Flexibel in opschalen

Kwaliteit gegarandeerd

Alembo is sinds 2005 uitgegroeid tot één van de grootste business process outsourcing dienstverleners in Suriname. Met meer dan 300 medewerkers bedienen wij 24×7 grotere en kleine bedrijven. Bij order entry staan dagopleveringen vaak centraal, snel en nauwkeurig werken met strike kwaliteitseisen. Met heldere Service Levels en kwaliteitsafspraken zorgen wij ervoor dat uw altijd orders tijdig worden afgehandeld. 

Vooraf denken wij mee over hoe de order entry het beste geoutsourced kan worden. Vaak zal dit gefaseerd plaatsvinden, om zo goed te kunnen testen of de werkzaamheden naar wens gaan. Wanneer een onderdeel goed loopt, komt er een nieuwe activiteit bij en schalen we verder op. Zo blijft u altijd aan het roer en bewaken wij samen met u of de processen goed verlopen en waar verbetering nodig is.  

Alembo’s Aanpak

 

Inventariseren
Verwachtingen worden afgestemd en aanvraag wordt besproken en gekaderd. Wat is de aard van de uit te besteden werkzaamheden. Welke KPI’s & doelstelling willen wij halen?
Voorbereiden
Alle voorbereidingen vanuit Klant en Alembo worden getroffen om te kunnen starten (IT, personeel, werkinstructies, rapportage, training). Plan van aanpak wordt opgesteld.
Pilot
Alembo start met een pilot om kwaliteit, snelheid en IT te toetsen. Er is nauwe onderlinge afstemming. Na de pilot vindt een evaluatie plaats en verdere uitrol van processen.
Uitbreiden
Samenwerking is vastgelegd voor langere termijn. Werkzaamheden worden uitgebreid en complexere taken aangeleerd. Er is een vaste overlegstructuur met de klant.
Samen verbeteren
Het beoogde aantal fte van het team is compleet en de aantal te verwerken data is op niveau. Focus ligt op continu verbeteren en hechter worden als team en langdurig partnerschap.
Previous
Next

Het resultaat voor u:

Beveiligde klantverbindingen moderne ICT en AVG

Uw data is in veilige handen bij Alembo. Alembo is ISO 9.001 en we werken conform ISO 27.001. Certificatie ISO 27.001 is gepland met KIWA Leiden en zal gebeuren nadat er weer normaal vliegverkeer mogelijk is. Het inloggen op systemen gaat via een beveiligde VPN-verbinding. Uiteraard via modernste ICT en glasvezelverbindingen. Bovendien is Alembo voor alle security audits geslaagd, waaronder voor KPN, ABN AMRO, Internationale Bank en een Belgische Telecom.

Alembo werkt conform de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), welke van toepassing is in de hele Europese Unie. Voor meer informatie over AVG, download hier de whitepaper.

Een goede samewerking is het halve werk

 Om ons team zo goed mogelijk voor te bereiden moeten wij precies weten wat de klant van ons verwacht en wat wij van de klant kunnen verwachten. Om optimaal voorbereid te zijn voor drukke periodes is het belangrijk om goed met elkaar af te stemmen. Wat is de orderforecast, wanneer moet Alembo opschalen en wanneer moet de training afgerond zijn. 

Duidelijke, open en tijdige communicatie is dus essentieel. Daarom hebben bv. voor een van onze klanten uit de gezondheidsbranche wekelijks contactmomenten via online calls om de voortgang te bespreken en de doelen van die week vast te stellen. Dit team is groeiende naar zo’n 50 fte. Met klanten waar we al langer voor werken hebben we regelmatig mailcontact en indien nodig ook een videocall moment 

“Alembo verwerkt voor ons orders voor medische hulpmiddelen- en patiëntgegevens. De eerste, tweede en derde stroom data hebben ze nu succesvol verwerkt en Alembo denkt ook mee op het gebied van procesverbetering. De relatie wordt steeds sterker, het vertrouwen groeit en we kunnen steeds meer werk aan hun toevertrouwen. Erg fijn! Het geeft voldoening als ik naar onze resultaten kijk en zie dat onze doelen worden behaald.”

Zorgverzekeraar

Order entry

Klantcases

Intertoys

Intertoys besteedt het verwerken van retourstromen uit vanwege de arbeidsintensieve terugkerende verwerking. Het proces omvat administratieve taken, het verwerken van retourformulieren, het na sturen van artikelen en maken creditfacturen. Door dit uit te besteden, is er meer werk voor hoge complexere taken en worden er kosten bespaard. Naast retour administratie doet Alembo tevens de klantenservice en webcontent voor Intertoys. 

‘Jullie blijven mij aangenaam verassen met de geboden ondersteuning en de snelheid. Ik prijs jullie om het meedenken, goede feedback en signalering van uitdagingen.’

Service Point (Internationale Bank)

Meer dan 10 jaar werkt Alembo samen met Service Point en voeren wij mutaties uit voor een Internationale Bank. De werkzaamheden bestaan uit het analyseren van de aktes, selecteren van mutaties en het verwerken van mutaties direct in de systemen van de bank. Voorbeelden van mutaties zijn: verhuizingen, fusies, nieuwe oprichtingen of faillissementen. Er werken meer dan 14 medewerkers aan dit order entry project waarbij meer dan 1.5 miljoen dossiers zijn gecontroleerd. De consequenties voor het niet goed invoeren hebben grote gevolgen. Daardoor zijn de kwaliteitseisen hoog, zo’n 99% dient goed verwerkt te worden. Iedere dag is er een oplevering. 

‘Een outsourcing partner die op een vlotte manier administratieve taken kan overnemen. Goede kwaliteit, nauwe samenwerking, snelle respons, flexibel en transparantie communicatie. Alembo is sterk gegroeid in pro-activiteit en schaalbaarheid.’

Art & Craft

Om de orderverwerking vlot en soepel te laten verlopen, controleert Alembo voor iedere order de juiste beschikbaarheid, leverancier een shipment methode bij bestellingen van meerdere producten. Alembo krijgt hiervoor toegang tot de benodigde software die via VPN benaderd worden. In 2020 zijn in totaal 272.365 orders verwerkt voor Art & Craft. 

‘In drukke periodes kunnen er snel meer operators ingezet worden en kan er meer en langer gewerkt worden indien nodig. Door Alembo hoeven wij onze eigen mensen niet te vragen, te verplichten om in shiften te werken en tot ‘s avonds laat. Ik ben er zeker van dat Alembo voor heel wat bedrijven het werk kan verlichten!​’

Diks Verzekeringen

De backoffice werkzaamheden die Alembo momenteel verricht, worden opgepakt in het CRM systeem, Dynamics 365. Het takenpakket is divers en bestaat o.a uit: 

  • Het opvragen van offertes
  • Het versturen van offertes naar klanten
  • Het verwerken van de acceptatie dialogen
  • Het versturen van polisbladen 
  • Het koppelen van items aan een dossier
  • Het toevoegen van aanvullende dekkingen 
  • Het aanpassen van de status van de polis

‘Prettige partij om mee samen te werken, snelle en duidelijke afstemming en met goede kwaliteit.​’

Meer informatie over wat wij kunnen betekenen?

Neem gerust contact met ons op!

order entry outsourcing