Order verwerking en OCR / Robotisering

Orders verwerken 2.0

Order entry 2.0 in moderne tijden

Het verwerken van orders wordt opnieuw uitgevonden. Ouderwets orders verwerken wordt voorbijgestreefd door gerobotiseerd orders verwerken, OCR technieken en Artificial Intelligence (AI) al dan niet in combinatie met het offshore laten verwerken van de orders. Hoe dan ook zijn de kosten orders verwerken 2.0 significant lager dan zelf doen.

Robotisering staat nog in de kinderschoenen. De belofte is enorm, de foutmarge nog net te hoog en de kosten nog veel te hoog. Dat wordt gelukkig al snel beter. Voor grote constante orderstromen werkt robotisering nu al goed. Kleinere orderstromen of bij een variatie van informatie is het lastiger om robotisering en standaardisering toe te passen. Daarbij is de menselijke helpende hand noodzakelijk.

Offshoren van order entry wordt al veel door de grote bedrijven gedaan uit verschillende branches zoals zorg, verzekeraars, banken of e-commerce. Kan de order entry Engelstalig, dan vindt offshoring plaats naar India, de Filippijnen of Oost Europa. Is de taal Nederlands, dan is Suriname een uitstekend alternatief.

Op zoek naar order entry collega's? Aanbod in Nederland is beperkt

Order entry of order verwerkers zijn lastig te vinden. Het is repetitief werk en wordt niet als uitdagend ervaren. Heb je dan medewerkers gevonden, dan wordt het lastig om ze te houden. Voor laag complex werk lukt het nog wel. Is de complexiteit van de orderverwerking groter, dan wordt het moeilijker om medewerkers te behouden.  Dit komt omdat ze Hbo of Mbo geschoold zijn en na een jaar het werk alweer zat zijn, omdat order entry over het algemeen niet als uitdagend genoeg wordt ervaren. Daardoor gaat de rek en de snelheid van verwerken eruit en besluit men uiteindelijk te stoppen. 

Gelukkig is er een alternatief om ook voor complex werk langere tijd gemotiveerde collega’s voor u te laten werken en dat is het uitbesteden van de order entry werkzaamheden aan Alembo. Alembo verwerkt laag, midden en hoog complexe orders uit. In het Nederlands en Engels. Daarnaast is Alembo ook gespecialiseerd in financiële administratie zoals boekhouden, salarisadministratie en assistent accountancy. Daarmee is Alembo voor orders verwerken voor Nederlandse en Belgische partijen de uitgelezen partij. Doordat de werknemers van Alembo voor een diversiteit aan bedrijven de order entry uitvoeren is hun ervaringsniveau vele malen hoger dan uw eigen personeel. 

Order entry en RPA: Robotic Process Automation

RPA, oftwel Robotic Process Automation, is nu hip. Het klinkt complex en is dat in wezen niet. Al jarenlang worden administratieve backoffice taken hoe langer hoe meer geautomatiseerd, nog voordat RPA hip werd. Dat werd automatisering genoemd. De ontwikkelingen gaan gelukkig verder en er kan derhalve hoe langer hoe meer worden geautomatiseerd. Het nadeel nu is dat RPA “in” is waardoor de adviseurs forse tarieven vragen om uw order entry processen te automatiseren. 

Met “rule based processen” kan meer dan ooit worden geautomatiseerd. Handmatige taken vallen hierdoor weg, de consistentie wordt hoger en foutmarge lager. Toch dient er een achtervang te zijn voor die gevallen die niet precies in het patroon vallen. RPA is een van de snelst groeiende segmenten in de kantoor automatisering. Alembo denkt graag met u mee om RPA technieken te integreren in combinatie met handmatige order entry en zo uw efficiency te verhogen

Order entry en AI / OCR

Complexe order entry door mensen niet machines

Met machine learning en artificial intelligence zal hoe langer hoe meer van de order entry taken worden geautomatiseerd. Complexere taken of daar waar de orderverwerking een grotere variatie heeft zijn (en er dus ruimte is voor interpretatie) zijn er vooralsnog mensen nodig om dit type werk te doen. 

Wilt u de kosten van de order entry naar beneden brengen, of gewoon meer flexibiliteit in de organisatie dan is outsourcen naar Alembo een uitstekende mogelijkheid. Alembo heeft een team van meer dan 300 professionals en meer dan 15 jaren ervaring in het uitvoeren van administratieve taken waaronder orders verwerken. Lees verder in deze blog over piekdrukte en order entry voor onze klanten.

order entry uitbesteden

Starten met een Proof of Concept

Nieuwe trajecten starten bij Alembo met een PoC, een proof of concept. In de PoC wordt aangetoond hoe de order entry wordt gedaan, wat de kwaliteit is, hoe snel. Succescriteria worden vooraf afgestemd en tijdens de PoC getoetst.

Een typische PoC duurt 4 – 6 weken. Is de PoC succesvol, dan kan worden besloten om de verdere backoffice processen te laten uitvoeren door Alembo.

Bent u geïnteresseerd, neem vrijblijvend contact met ons op. Vooraf schatten we in wat de mogelijke voordelen en risico’s zijn. Pas bij een positieve business case en een goed gevoel starten wij met een mogelijke PoC.

Business Case order entry positief

Wilt u RPA of liever order entry uitbesteden, of een combinatie, maak dan eerst de business case. Die hoort positief te zijn. Daarbij zijn kosten enorm belangrijk, maar ook professionaliteit, ervaring, flexibiliteit. Het uitbesteden van order entry hoort juist voor meer flexibiliteit te zorgen. Zeker in combinatie met RPA waarbij hoe langer hoe meer stappen van de administratie geautomatiseerd worden. 

Wilt u meer relevante tips over outsourcen? Lees hieronder verder. 


Start vandaag met Order verwerking Uitbesteden

Neem gerust contact met ons op!

order entry uitbesteden