Order entry tijdens piekperiodes
Black Friday, Kerst en Oud & Nieuw; de drukste periode van het jaar komt er weer aan en met het oog op de huidige corona situatie zullen een aantal bedrijven/webshops het nog drukker krijgen dan normaal. Hoe gaan wij om met het verwerken van deze grote stromen gegevens en hoe regelen we met het team dat pieken zoals Black Friday, Kerst en Oud & Nieuw vlekkeloos verlopen?
Orderverwerking; een goede samenwerking is 90% van het werk
Een goede voorbereiding is het halve werk zeggen ze weleens, samenwerking is misschien wel 90%! Om ons team zo goed mogelijk voor te bereiden moeten wij precies weten wat de klant van ons verwacht en wat wij van de klant kunnen verwachten. Onze Manager Gegevensverwerking Chelshea Mahes vertelt:
“Om optimaal op deze drukke periode voorbereid te zijn is het vooral heel erg belangrijk dat wij goed weten wat de klant van de periode en wat hij of zij van ons verwacht. Duidelijke, open en tijdig communicatie is hiervoor essentieel. Daarom hebben we nu wekelijks met één van onze nieuwe klanten uit de gezondheidsbranche een contactmoment via Skype om de voortgang te bespreken en de doelen van die week vast te stellen. Met klanten waar we al langer voor werken hebben we regelmatig mailcontact en indien nodig ook een videocall moment.”
Niet alleen tussen de Alembo en de klant moet de communicatie vlekkeloos verlopen, ook onderling moet er goed gecommuniceerd worden:
“De Gegevensverwerking Allround afdeling van Alembo bestaat circa uit 70 medewerkers verdeeld over 9 teams die worden aangestuurd door 5 projectcoördinatoren. Ik heb zeer goed contact met deze coördinatoren en heb ook regelmatig contact met onze data- en orderentry medewerkers. Elk team heeft een groepsapp waar ik ook in zit, zo blijf ik goed op de hoogte van wat er speelt.”
Teambuilding
Een goede communicatie maakt het voor alle betrokken partijen een stuk gemakkelijker snel en efficiënt aan de slag te gaan. Door regelmatig persoonlijke gesprekken te voeren en goed een vinger aan de pols te houden weet Chelshea goed wat er speelt:
“Naast de open communicatie heb ik regelmatig peptalks met teamleden en is feedback zeer belangrijk, ook feedback voor mij. We hebben weinig hiërarchie wat voor korte contactlijnen zorgt zodat het makkelijker is om contact op te nemen. Eén keer per week à twee weken stuur ik een persoonlijk bericht naar de medewerkers om een vinger aan de pols te houden hoe ze zich voelen en hoe het gaat.”
Vanwege de huidige corona situatie is er pas in het laatste kwartaal van dit jaar een fysiek uitje georganiseerd. Wel allemaal op minimaal 1,5 meter, zowel de teams als de coördinatoren, om ons goed aan de voorgeschreven regels te houden.
Nieuw order entry traject; hoe richten wij dat in?
Voor een nieuwe klant uit de gezondheidsbranche zijn we nu een aantal maanden bezig met het oppakken en opschalen van de werkzaamheden. Voor deze klant verwerken we onder andere medische hulpmiddelen- en patiëntgegevens. Hierbij komen waarschijnlijk ook ziekenhuis- en verzekeringsgegevens. Een uitdagende opdracht! Wat anders dan bij onze andere trajecten het geval is, wordt ons team tijdens dit traject direct door de klant getraind. Dit proces is niet zonder opstart hobbels verlopen, wat niet erg is, want we zijn nu ontzettend lekker bezig:
“De eerste, tweede en derde stroom data hebben we nu succesvol verwerkt en de klant staat ook open voor onze input op het gebied van procesverbetering. De relatie wordt steeds sterker, het vertrouwen groeit en er komt steeds meer werk onze kant op, erg fijn! Het geeft voldoening als ik naar onze resultaten kijk en onze doelen worden behaald.”
Orderverwerking voor een Belgische webshop
Al 3 jaar werken wij met veel plezier voor een Belgische webshop en verwerken wij alle klantorders en zetten we deze klaar voor het magazijn. Dit traject verloopt erg goed:
“Om de orderverwerking vlot en soepel te laten verlopen, controleert Alembo voor iedere order de juiste beschikbaarheid, leverancier een shipment methode bij bestellingen van meerdere producten. Alembo krijgt hiervoor toegang tot de benodigde software die via VPN benaderd worden.”
Door onze ervaring zijn we nu al helemaal voorbereid op de Black Friday piek:
“Het team is opgeschaald, de planning is klaar en de aanpak is volledig gecommuniceerd met de klant. Het voelt goed zo lekker op tijd klaar te zijn! Daarom werk ik ook vaak in de avond of het weekend om ervoor te zorgen dat alles goed geregeld is.”
Uitdagingen in order entry trajecten
Het goed laten verlopen van deze trajecten is niet zonder uitdagingen. Zo hebben we een groot Order entry en Gegevensverwerking Team met verschillende persoonlijkheden, hebben we voor het nieuwe data verwerkingstraject nieuwe teamleden aangenomen en moet een groot deel van het team door de corona situatie vanuit huis werken. Daarbij komt ook het verschil tussen de Nederlandse en de Surinaamse cultuur:
“Deze sluiten in grote delen goed op elkaar aan, soms blijkt hier toch ook een duidelijk verschil. Waar Nederlanders vaak een stuk assertiever zijn kunnen Surinaamse mensen juist wat passiever handelen. Door dus de communicatie zo open en duidelijk mogelijk te maken vangen we dit al voor een groot deel af.”
Data- en orderverwerking; laat die piek maar komen!
Samen excelleren, dat is waar we voor staan en zo richten we ook onze bedrijfsprocessen in. Open communicatie, duidelijke verwachtingen en een gemotiveerd en dedicated team; wij zijn er klaar voor! Wilt u meer weten over het uitbesteden van orderverwerking of het beantwoorden van klantvragen voor, tijdens of na piekperiodes, neem gerust contact met ons op, wij denken graag met u mee.
