10 Tips bij outsourcen

Waarop moet u letten bij het uitbesteden van bedrijfsactiviteiten naar het buitenland?

Outsourcen een andere kijk op bestaande processen

Outsourcing van processen wordt in het bedrijfsleven meer en meer toegepast. Het is een krachtig en strategisch hulpmiddel waardoor bedrijven zich meer kunnen richten op hun kernactiviteiten en kosten kunnen besparen. De uitbestede diensten zijn vrijwel altijd bedrijfsondersteunende activiteiten of arbeidsintensieve terugkerende taken

Outsourcing vraagt een andere kijk op bestaande bedrijfsprocessen. Het draagt bij aan de realisatie van ambities en doelstellingen. Samen operationeel excelleren zodat u de concurrent altijd voor bent. Het vraagt  vertrouwen in elkaar en een partnership voor vele jaren. 

Overzees outsourcen onze tips

Tips bij outsourcing alembo
Alembo outsourcing

Over Alembo

Met een team van meer dan 300 medewerkers helpen wij Nederlandse en Belgische klanten vanuit Suriname met operationele werkzaamheden op afstand. Wij doen klantenservice, administratie, data entry, virtuele assistentie en webcontent werkzaamheden.

Valkuilen bij outsourcen

Wij geloven in het verbeteren en vereenvoudigen van processen met lagere kosten en hoge kwaliteit. Voor veel organisaties is outsourcing een ingrijpende beslissing, terwijl outsourcing geweldige kansen geeft om uw business sterker, winstgevender, efficiënter en klantgerichter te maken. Als u eenmaal de beslissing heeft gemaakt dat u in zee wilt gaan met een outsourcepartner, dan wilt u natuurlijk dat de samenwerking geslaagd is en u er beiden voordelen aan ondervindt. 

Wat kan er misgaan bij outsourcingtrajecten en wat kunt u beter niet doen? Bijgaand onze veelvoorkomende valkuilen bij outsourcen. Als u voor een goede betrouwbare outsourcelevering kiest, dan gaat deze met u hierover in gesprek en zult u merken dat deze valkuilen niet van invloed zijn op de samenwerking. Simpelweg omdat de leverancier ruime ervaring heeft met samenwerken op afstand en de randvoorwaarden voor succes met u inricht.

Wat kunt u beter niet doen?

Wat zijn de gevolgen voor uw interne organisatie als u gaat outsourcen?

Tips voor interne organisatie

Als een organisatie besluit om overzees te gaan offshoren dan kan dit een grote impact hebben op de mensen, processen, systemen, infrastructuur en op de kosten. Succesvolle outsourcing komt de efficiency, kwaliteit, flexibiliteit, het innovatie vermogen en persoonlijke ontwikkeling van de eigen mensen ten goede. Door outsourcing kunnen er taken verschuiven, er moet anders worden samengewerkt met uw collega’s op afstand. Ook kan de verandering impact hebben op systemen omdat u mogelijk procesmatig anders gaat samenwerken. Verandering brengt ook weerstand. Dit zit in de mens. Zo zijn er altijd mensen die graag veranderen en outsourcen als een uitdaging zien, maar er zijn ook mensen die outsourcing als een bedreiging zien. 

Een goede voorbereiding is het halve werk

Samenwerken op afstand: hoe doe je dat?

Hoe werk je samen met je outsource partner en ontwikkel je een relatie die voor beiden prettig, succesvol en voor de lange termijn is? Het is van belang dat je een goed gevoel hebt bij de outsource leverancier. Zonder goed gevoel of klik, gaat het hem niet worden. Het is daarom raadzaam om eerst goed kennis met elkaar te maken, door middel van gesprekken. Vraag klantcases op, of ga referenties na, zodat er een duidelijk beeld en gevoel is bij de outsource partner. 

Om een indruk te krijgen van hoe de samenwerking zal gaan verlopen is het aan te raden om met een afgebakende testopdracht te beginnen. Bepaal met de leverancier de randvoorwaarden van succes. Wanneer bent u tevreden? Wat is er nodig qua voorbereiding om te kunnen starten? Denk aan toegang tot applicaties / systemen, ICT, werkinstructies etc. Heeft u te maken met privacygevoelige informatie? Stel dan een AVG Verwerkerscontract op. 

Gaat u van start, maak dan duidelijke afspraken. Met name in het begin is afstemming nodig om op één lijn te komen. U zult aan elkaar moeten wennen. Er worden fouten gemaakt, omdat er geleerd wordt. Bij het delegeren van taken is het belangrijk om naast de uitleg wat er gebeuren moet, ook duidelijke afspraken over kwaliteit, snelheid (rapporteren) en oplevering te maken. Maak van tevoren een werkinstructie (op papier of video) en creëer een gedeeld platform waarmee je de documenten (zoals werkinstructies en planningen) kunt delen. Dit kan bijvoorbeeld via Slack, Google Drive of Dropbox. Bepaal ook hoe en hoe vaak je met elkaar communiceert

Als de pilot succesvol is verlopen, breid dan de uit te besteden taken uit met meer complexere taken. Het team kent inmiddels de basis en u zult merken dat het verder inwerken dan gemakkelijker en sneller zal verlopen. Meer weten over samenwerken op afstand? Lees verder in deze blogs: 5 keyfactoren die leiden tot succesvolle outsourcetrajecten en It takes two to tango: tips voor samenwerken bij outsourcing

Meer informatie over wat wij kunnen betekenen?

Neem gerust contact met ons op!

offshoring suriname bedrijf alembo