Offshoring voor Accountantskantoor Lammerse een grote gok of succes?
Accountantskantoor Lammerse start begin 2020 met het offshoren van accountancy activiteiten naar Alembo in Suriname. We gaan in gesprek met Manuela Lammerse over hoe ze het offshoren tot nu toe heeft ervaren en of de stap om overzees te gaan uitbesteden goed is bevallen of juist een grote gok blijkt te zijn. Want offshoren heeft impact en vraagt om doorzettingsvermogen. Je kunt dit niet half er even erbij doen. Het vraagt commitment van jezelf en van je mensen. Leest u met ons mee?
Waarom is voor offshoring en voor Alembo gekozen?
De belangrijkste reden voor ons destijds om te gaan offshoren was, omdat we eerlijk gezegd klaar waren met de grillen die verbonden zijn aan het in dienst hebben van personeel. Óns werkplezier moest weer op nummer 1 komen te staan, want alleen op die manier konden we de komende jaren succesvol blijven en liefst zelfs nog succesvoller worden. Diepgravend onderzoek naar onze zielenroerselen liet ons zien dat vooral de personele beslommeringen niet bijdroegen aan ons enthousiasme en onze gedrevenheid. Dus toen hebben we een (voor ons doen) rigoureuze beslissing genomen, een afwijkende koers ingezet en daar zijn we intern vervolgens erg open en transparant over geweest. De consequentie daarvan was dat er een aantal collega’s zelf ook hun eigen conclusie trokken en hun baan bij Lammerse opzegden. Toen kwam eigenlijk alles in een stroomversnelling en konden we makkelijker knopen gaan doorhakken.
Zijn de offshore verwachtingen ook positief uitgekomen?
We hadden tot dan al wel 3 mogelijkheden geëxploreerd: de productie outsourcen naar een groot accountantskantoor in Nederland, gaan samenwerken met een middelgroot boekhoudkantoor of gaan offshoren bij Alembo in Suriname. De keuze is om meerdere redenen op de laatste optie gevallen: gevoel, vertrouwen, geld, onze ideeën over hoe de toekomst van de accountancy eruit gaat zien, wat willen we qua werkzaamheden nog wel zelf doen en wat niet, etc.
Een jaar later maken we nu de balans op en zien we dat de gok die we stiekem toch wel hadden genomen, zich inmiddels uitbetaald. We hebben een enthousiast team in NL, een enthousiast team in Suriname, wij als directie zijn weer blij en we hebben het meest succesvolle jaar achter de rug sinds de start van ons kantoor in 2010.
Hoe hebben jullie het inwerken op afstand aangepakt?
Doordat er ineens relatief veel medewerkers van ons team in Arnhem vertrokken, werden we gedwongen om snel te acteren. En dus hebben we ingezet op trial and error. Gedurende het jaar hebben we daar als adagio: ‘we build the plane as we fly it’ van gemaakt, om zo iedereen scherp te houden bij de flexibiliteit die we van ze vroegen. Daar waar we voorheen moeizaam over konden stappen op standaardisatie en uniformiteit (de medewerkers vielen te makkelijk terug op hun eigen, vertrouwde werkwijzen die in de loop der jaren was ingesleten) werden we nu ineens gedwongen om de processen strak te gaan regisseren. Met succes. De medewerkers in Suriname zijn namelijk zeer gebaat bij duidelijkheid en uniformiteit.
Processen zo inrichten zoals we altijd al wilden
Dus eindelijk konden we onze processen zo inrichten zoals we dat altijd al wilden, met kortere stappen, minder gebruikmakend van standaard programmatuur maar juist meer maatwerk, meer vertrouwen op onze eigen visie en daarop de systemen inrichten, snellere doorlooptijden creëren zonder aan kwaliteit in te boeten, etc. En we hoefden hiertoe eindelijk eens geen personeel te overtuigen. De medewerkers die in Nederland bij Lammerse waren gebleven, die waren er absoluut voor in. En zo ontstond Lammerse 2.0. Intern krijgen we ook wel eens te horen dat wij als directie al met de 3.0 versie bezig zijn, hetgeen natuurlijk ook wel zo is, stilstand is immers achteruitgang.
Overigens liepen we al wel op de markt vooruit, voordat we met het offshoring accountancy taken begonnen. Want we werkten altijd al in the cloud, dus automatiseringstechnisch was het voor ons niets anders dan het aanmaken van een paar extra accounts voor de dames in Suriname.
Hoe was de implementatieaanpak van Alembo?
De voorbereiding van jullie kant was top. Alembo selecteerde kandidaten op basis van het door ons gewenste profiel. Wij kregen de keuze om tijdens gesprekken kennis te maken met toekomstige collega’s. Alembo werkt zeer gestructureerd, alles is tot in de puntjes georganiseerd en wij hebben in het afgelopen jaar zelfs erg veel van jullie bedrijfsvoering geleerd. We werden overal bij betrokken, deden het echt samen met Alembo en dat heeft mede gemaakt dat het succesvol is geworden wat ons betreft.
Wat is het meest verrassende in de samenwerking?
Enerzijds dat we kunnen meeliften op hoe Alembo zaken aanpakt. Persoonlijk Score Cards (meten van performance van medewerkers), het niveau van de gesprekken die er met medewerkers gevoerd worden, onze communicatie onderling hierover, intranet, thema’s, etc.
Anderzijds de band die we met de medewerkers in Suriname hebben opgebouwd. De afstand van hier tot daar is 7700 km. Maar die afstand is er in het werk niet. We gebruiken de moderne technieken en weten elkaar continu te vinden. Suriname werkt in onze tijdzone, dus ook daarin geen sprake van afstand.
En hoewel we ook nu wel weer te maken hebben met personeel, want we zien de Surinaamse medewerkers toch echt als onze medewerkers, is onze perceptie op personeel inmiddels wel weer genormaliseerd. De sfeer is enorm verbeterd, zowel in NL als in Suriname hebben medewerkers een intrinsieke motivatie om te willen presteren, een gezonde arbeidsethos, de drive om 40 uur per week/ zoveel mogelijk te willen werken en die spirit heeft ons erg positief verrast!
Wat merk je van het cultuurverschil tussen Nederland en Suriname?
Omdat wij hier met elkaar erg openlijk over praten, merken we soms iets op, spreken we erover en is het daarmee ook weer gemeengoed/ geaccepteerd. Er zijn geen onoverkomelijke verschillen te benoemen. In Nederland zijn we wat directer (we beginnen in een gesprek direct over de zakelijke aspecten), in Suriname denkt men dat het onbeleefd is om meteen met de deur in huis te vallen. Dat soort dingen. We zijn allemaal gelijk, er is geen sprake van hiërarchie, behalve op vakinhoudelijk gebied. Dat informele, daar moesten de Surinaamse collega’s even aan wennen in het begin. We hebben een keer een sessie gehad over culturele verschillen en dan zie je ook wel weer dat het allemaal relatief is. We lachen ook over hoe we als mensen eigenlijk toch allemaal hetzelfde zijn. We kunnen erg goed met elkaar!
Alleen jammer dat wij in Nederland nu wel vaak geconfronteerd worden met het feit dat er in Suriname zoveel zonuren in een jaar zitten. Dus een tikkeltje jaloers zijn we wel!
Wat zou je willen meegeven aan Accountants die outsourcing overwegen?
Wij hadden als directie een duidelijke motivator om zaken definitief anders aan te willen pakken. Maar offshoren heeft veel impact en vraagt om doorzettingsvermogen. De aanhouder wint. Je kunt dit niet half er even erbij doen. Het vraagt enorm commitment van jezelf en van je mensen.
Maar als je er echt voor wilt gaan, dan wacht je een mooi vooruitzicht. Aan Alembo zal het in ieder geval niet liggen. Als het mislukt, dan ben je daar helemaal zelf bij. Maar als het lukt, dan heb je een toekomstbestendige manier van werken neergezet die nog lang zijn vruchten gaat afwerpen. Daarvan zijn wij het afgelopen jaar in ieder geval zeker overtuigd geraakt!
