Persoonlijke Assistent
Een virtuele assistent op afstand maakt het werk super makkelijk!
Ervaar het gemak van een Virtuele assistent
Persoonlijke Assistent ontzorgt haal meer uit uw werkdag
Persoonlijke Assistent inschakelen
Stel u eens voor: u wilt werken aan de core business van uw onderneming, maar wordt steeds opgehouden door allerlei dagelijkse verplichtingen. Verplichtingen zoals het bijhouden van uw agenda, het beantwoorden van mails, de boekhouding, afspraken inplannen, het bijhouden van uw website en social media. Best vervelend want hierdoor komt u te weinig toe aan waar het echt om draait: meer klanten werven en meer aandacht voor bestaande, tevreden klanten. Een persoonlijke assistent of virtuele assistent helpt u om te focussen op de taken die er echt toe doen.
Het uitbesteden van taken kost in eerste instantie wel wat voorbereidingstijd. Want je zult moeten nadenken over de taken die je wil uitbesteden en hoe je de taken gaat aanleren aan je PA op afstand.
MKB bedrijven of drukke zelfstandigen gunnen zichzelf niet de tijd om hier goed bij stil te staan, dat outsourcen van terugkerende arbeidsintensieve klussen echt de oplossing is voor overvolle agenda’s en meer focus. Herkenbaar? Probeer op een rij te zetten welke taken u liever niet doet die iedere maand terugkomen, of welke grote projecten eraan komen die aandacht nodig hebben en eenvoudig uit te besteden zijn. Op deze manier brengt u eenvoudig in kaart wat u zou willen uitbesteden en hoeveel tijd u hierdoor over heeft. De stap om te beginnen met een persoonlijke assistent is nu eenvoudig te zetten. Bekijk hier de uitgebreide lijst met taken voor een VA.
Wat is een virtuele assistent?
De technologie gaat snel, er zijn web chatbots die automatisch vragen beantwoorden en Google Assistenten die hulp aanbieden op mobiele telefoons. Virtuele robots die u snel en gemakkelijk kunnen helpen. Maar een virtuele assistent kan ook een persoonlijke assistent van ‘vlees en bloed’ zijn. Hij of zij werkt op afstand en pakt de zaken op waar u geen tijd of geen energie in wilt steken. Het inhuren van een virtuele assistent is niet alleen makkelijk, maar u bespaart er ook al snel 40-50% van uw tijd. Na een korte kennismaking en uitleg van de taken kan uw assistent al snel voor u aan de slag. Onze Virtuele Assistenten zijn bekend met diverse tools en applicaties en hebben ruime werkervaring met secretariële en administratieve taken.
Hoogopgeleide VA's zijn alleskunners
Ons virtuele assistentie team bestaat uit 9 persoonlijke assistenten die tijdens werkdagen ondernemers en MKB bedrijven ondersteunen. Alembo selecteert alleen de toppers voor de rol van PA omdat je als persoonlijke assistent een alleskunner moet zijn. Je moet zowel goed zijn in Nederlands in taal en geschift, goed kunnen communiceren met klanten aan de telefoon en vaardig zijn met administratief werk. Daarnaast moet je goed kunnen schakelen tussen de verschillende klanten die je dagelijks helpt en goed zijn in time management en het werken middels verschillende klantsystemen en werkinstructies snel eigen maken.
Onze Persoonlijke assistenten kunnen het volgende voor u doen en nog veel meer:
- Klanten te woord staan via telefoon, mail, chat of social
- Secretariële taken zoals agendabeheer
- Boekhouding, loonadministratie, factuurverwerking
- Website bijhouden, producten / content invoeren
- Het up-to-date houden en opschonen van CRM
- Het uitwerken van audiobestanden of podcasts
- Online research of rapportages maken
- CV's in juiste format, contracten opstellen
- Kantoorbestellingen doen of tickets regelen
- Marketing support: nieuwbrieven versturen en social media beheer
- Nabellen van klanten, interviews
Hoe gaat de samenwerking van start?
Eerst brengen we in kaart welke taken u zou willen beleggen bij een virtuele assistent en hoeveel tijd dit per week in beslag zal nemen.
Wij plannen dan een online kennismakingsbijeenkomst waar onderling kennisgemaakt wordt en we de werkzaamheden bespreken. Daarbij gaan we dieper in op wat er nodig is qua voorbereiding: zoals toegang inregelen tot applicaties, logins email, telefonie doorschakelen etc.
U maakt zelf de werkinstructie via video schermopname of digitaal; om zo de kennis over te brengen. Voor het samenwerken met de persoonlijke assistent maken we afspraken als: hoe communiceren we via welk kanaal, Slack, email, WhatsApp, of anders?
Na de kennismakingsmeeting gaan we van start. De eerste maand is een pilot maand. Na een maand is een evaluatie en bespreken we het vervolg van de samenwerking. Meer informatie over onze Virtuele Assistentie dienstverlening vindt u op de site van Virtuele Assistent Zonder Zorgen (VAZZ – brand van Alembo)
Tarieven Virtuele assistent
Alembo werkt met flexibele abonnementen. Deze zijn maandelijks aan te passen of op te zeggen. Wilt u meer dan 40 uur per maand afnemen, ook dat is mogelijk, we denken graag met u mee. De Persoonlijke Assistenten van Alembo werken tijdens Nederlandse kantoortijden van maandag t/m vrijdag van 09.00-17.00 uur. Meer weten, of neem contact met ons op!
Zilver Abonnement
10 uur per maand voor €220
Gold Abonnement
20 uur per maand voor €400
Premium Abonnement
40 uur per maand voor €720
Voordelen PA op afstand
Na een kennismakingsbijeenkomst, het doornemen van de instructies en inregelen van techniek en applicaties kan uw virtuele assistent snel van start!
Flexibele abonnementen met de mogelijkheid om snel op te schalen naar meer uur per maand, met 1 maand opzegtermijn.
Onze Persoonlijke Assistenten zijn hoogopgeleid en hebben diverse specialismen in huis. Wij pakken allerhande taken voor u op. Van klantcontact en emails afhandelen, contentbeheer, HR ondersteuning, tot administratie, debiteurenbeheer en CRM opschoning.
Wij hebben een team van Virtuele Assistenten. U krijgt een vast contactpersoon die de taken oppakt. Daarnaast heeft u een backup VA als uw Virtuele Assistent bijvoorbeeld op verlof is of vanwege ziekte het werk niet kan doen. Zo gaat het werk altijd voor u door.
Sommige ondernemingen willen bewust geen vaste personeel in dienst. Een persoonlijke assistent op afstand biedt de perfecte oplossing. Geen rompslomp rondom inhuur van vast personeel en snel aan de slag door de ruime ervaring van het team.
Onze VA’s hebben ruime ervaring met klantsystemen voor call, email en chat. Wij werken vaak direct in de systemen en applicaties met de klant. Wilt u uw telefoon naar ons doorschakelen, geen probleem wij kunnen dit voor u inregelen middels onze Callcenterapplicatie CCL.
Wij zijn meester in het samenwerken op afstand. Of je nu vanuit kantoor of thuiswerkt, samenwerken met een PA van Alembo is altijd mogelijk via onze beveiligde VPN verbindingen. In overleg kijken wij wat de prettigste samenwerking is en zoeken wij de communicatievorm uit die het beste past voor afstemming, documenten sharen en snel kunnen schakelen (Slack, Whatsapp, Trello, email, GoogleHangouts, Teams etc). We hebben ruime ervaring met verschillende klantsystemen en administratie software.
Ons netwerk is verbonden met klantsystemen. Deze verbinding gaat altijd via een beveiligde VPN verbinding. Data en gegevens staan en blijven opgeslagen op servers van TransIP in Amsterdam.
Alembo is uiteraard ISO 9.001 gecertificeerd en wij werken conform ISO 27.001. De certificatie van ISO 27.001 is gepland met KIWA Leiden en zal gebeuren nadat er weer normaal vliegverkeer mogelijk is. Alembo is daarnaast voor alle security audits geslaagd, waaronder voor KPN, ABN AMRO, Internationale Bank en een Belgische Telecom.
Alembo werkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) welke van toepassing is in de hele Europese Unie. Wanneer er sprake is van het werken met persoonsgegevens, wordt er een Verwerkersovereenkomst, gebaseerd op het EU standaard model, overeengekomen.
Alembo is via twee providers gekoppeld met het internet, de belangrijkste verbinding is glasvezel, specifiek getrokken naar het kantoor. Daarbovenop is er een 4G dataverbinding en is er ADSL. Door deze onafhankelijke verbindingen is het internet zeer goed en robuust. Het netwerk is zo ingericht dat bij eventuele uitval van 1 internetverbinding, automatisch geschakeld wordt naar de andere internetverbinding, waardoor uitval niet opvalt en business as usual doorgaat.
Samenwerken met een VA
Tips van onze virtuele assistentes
- Investeer tijd in de voorbereiding
- Maak heldere werkinstructies
- Leer elkaar kennen, ontwikkel een band, dit verbetert de samenwerking en schept vertrouwen
- Bespreek hoe er gecommuniceerd wordt (Googledocs, Slack, Whatsapp etc.)
- Durf elkaar feedback te geven, wees helder in verwachtingen
- Welke taken hebben prio, welke niet. Maak afspraken.
- Terugkerende arbeidsintensieve taken zijn ideaal voor een VA
- Start eerst met een afgebakende klus die eenvoudig uit te leggen is. Als dit goed gaat, bouw dan de taken uit.
Geef vandaag nog een boost aan uw business
Neem gerust contact met ons op!
