Robotic Process Automation: de toekomst van data verwerking?
Using robots so people don’t have to be robots
RPA en waarde toevoegen aan de organisatie
Repetitieve taken; elk bedrijf heeft ermee te maken. Elke dag dezelfde handelingen uitvoeren en schakelen tussen systemen, vaak om data van het ene systeem in het andere systeem te krijgen, of om ervoor te zorgen dat de andere werkprocessen goed functioneren. Dit zijn nou precies situaties waar RPA het verschil kan maken. Want als systemen deze tijdrovende en saaie taken overnemen kan iedereen zich focussen op wat echt telt: waarde toevoegen aan de organisatie en haar klanten.
Wat is RPA?
RPA, of ‘Robotic Process Automation’, is het automatiseren van repetitieve taken met behulp van software. Laat u dus niet misleiden door het woord ‘robotic’; afkomstig van het Russische woord ‘rabota’, hetgeen ‘arbeid’ betekent.
RPA software kan zich met een hoop verschillende dingen bezighouden. Denk hierbij aan financiële werkzaamheden, administratie, IT-support, klantenservice (chatbots) en backoffice werk. De meeste bedrijven laten deze werkzaamheden nog uitvoeren door een team, of de tijdrovende handelingen zijn onderdeel van een breder werkpakket van een teamlid. Tijd die beter besteed kan worden aan bijvoorbeeld het werven van nieuwe klanten of de kernactiviteiten van de organisatie die direct waarde toevoegen voor de klanten.
De tijdsintensieve taken als facturen verwerken, handgeschreven data overtypen of het invullen van formulieren kan door inzet van RPA sneller, minder foutgevoelig en niet-tijdgebonden. De computer kan dag en nacht doorgaan zodat stressloos en ruim voor de deadline de werkzaamheden zijn uitgevoerd.
RPA als vervanger van de menselijke interface
Wanneer we kijken naar de situatie zoals hierboven beschreven, is de mens eigenlijk een vorm van een ‘interface’ (een koppelvlak waarmee twee systemen met elkaar communiceren). Een interface waar niet optimaal gebruik wordt gemaakt van het menselijke potentieel, maar waardoor repeterende taken en saaie handelingen die niet direct waarde toevoegen voor de klant worden uitgevoerd. Een ‘waste’ van energie, als we deze situatie vanuit de Lean principes bekijken. Toch zijn het waarschijnlijk onmisbare handelingen om überhaupt waarde te kunnen toevoegen voor de klant. Een logische stap om deze taken dan door een computer uit te laten voeren.
Nieuwe uitdagingen door RPA
Voor zowel werknemers als werkgevers is RPA een nieuwe uitdaging. Werknemers vrezen vaak voor hun baan bij de introductie van de software. Vaak is er de angst om overbodig te raken wanneer een computer sneller en goedkoper dezelfde werkzaamheden kan uitvoeren. Niks is minder waar. Juist door de inzet van RPA is er meer tijd en ruimte voor persoonlijke- en zakelijke ontwikkeling en een zinvollere invulling van de tijd besteed aan- en op kantoor. De uitdagende taak aan het management om aan de teamleden duidelijk te maken dat RPA nooit de menselijke kennis, analyse en inzichten kan vervangen. Hiervoor kunnen voorlichtingssessies, workshops en trainingen worden ingezet. Op persoonlijk vlak kan worden gekeken naar een waardevolle nieuwe invulling van de huidige functie, of ontwikkeling naar een nieuwe functie.
Wat zijn de voordelen van RPA?
Een groot voordeel, en zeker niet de enige, hebben we al benoemd: tijdsbesparing zodat menselijk talent beter ingezet kan worden voor de organisatie. Wat zijn andere voordelen?
- Snelheid. Computers zijn veel sneller dan mensen en kunnen 24 uur per dag, 7 dagen per week doorwerken.
- Kwaliteit. Een computer werkt op basis van een besturingssysteem waardoor de business rules en logica worden bepaald. Fouten worden hierdoor niet gemaakt (tenzij iets in de praktijk verandert. Hiervoor moeten dan uiteraard nieuwe business rules voor worden opgesteld en geïmplementeerd).
- Flexibiliteit. Computers kunnen gemakkelijk meeschalen tijdens piekperiodes en zorgen ervoor dat de organisatie eenvoudiger kan meebewegen.
- Schaalbaar. De verschillende RPA protocollen kunnen gemakkelijk worden hergebruikt, opnieuw worden samengesteld of worden samengevoegd tot een nieuwe RPA robot. Alleen al het hergebruiken van componenten scheelt tijd en een financiële investering.
- Focus op de klant. Door goede inzet van RPA krijgen teamleden meer tijd voor taken die direct waarde opleveren voor de klant. Zij begrijpen ook de behoeftes en emoties van de klant en hebben zo meer flexibiliteit om hierop in te spelen.
- Gelukkigere werknemers. Door een lagere/andere werkdruk hebben uw teamleden meer tijd voor persoonlijke ontwikkeling, doen zij werk wat ze echt leuk vinden en ervaren zij minder stress. Uit onderzoek blijkt dat gelukkigere werknemers 31% productiever zijn en 37% het verkoopsucces laten groeien. Alleen maar voordelen dus!
RPA inzetten voor uw organisatie
Bij een goede toepassing kan RPA dus leiden tot lagere kosten, minder/andere werkdruk en betere bedrijfsresultaten. Toch zien we dat 50% van de proofs of concept die worden uitgevoerd op niets uitlopen. Hoe zorgt u ervoor dat RPA een waardevolle bijdrage levert aan uw onderneming? Een aantal zaken om rekening mee te houden:
- Informeer uw teamleden goed en tijdig wat zij kunnen verwachten van RPA en welke impact het heeft op hun functie.
- Maak de use-cases/proofs of concept indrukwekkend genoeg voor acceptatie van het management, zonder een te complexe pilot voor te stellen. Start klein en slim, groei en breid uit wanneer het team en management gewend zijn aan de verandering en impact van de nieuwe technologie en werkwijze.
- Betrek in een vroeg stadium IT en security. RPA heeft direct invloed op deze afdelingen en een goede implementatie valt of staat met het technisch goed inregelen.
Alembo verzorgt uw RPA implementatie van A tot Z
Alembo verzorgt de RPA implementatie doordat we alle belangrijke zaken in huis hebben: proceskennis, medewerkers die de uitvoer doen en techneuten die aan de slag kunnen met RPA software. Alembo heeft meer dan 15 jaar ervaring op het gebied van data- en gegevensverwerking, repetitieve taken, backoffice werkzaamheden, IT infrastructuren en (financiële) administratie. Zet onze kennis en expertise in om uw RPA pilot tot een succes te brengen en neem contact met ons op. We helpen uw bedrijf graag operationeel excelleren.
In de praktijk gaat dit als volgt in zijn werk:
- De nieuwe werkstroom wordt overgedragen. Medewerkers van Alembo bouwen ervaring op met het verwerken van deze stroom;
- RPA configuratoren starten werkzaamheden. Werkstroom wordt besproken met medewerkers. Start met automatisering stappen zetten;
- Bij de start van het proces met RPA configuraties is er sprake van uitval. De uitval wordt gemonitord en de RPA configuratie wordt aangepast;
- Dan volgt de volgende stap in het werkproces;
- Totdat het best te halen resultaat is verkregen. De snelheid en de kwaliteit is goed, het werkproces is verregaande geautomatiseerd en een volgende werkstroom wordt opgepakt.
