RPA, Robotic Process Automation binnen Alembo
Robotic Process Automation is een hot topic binnen organisaties en past binnen de huidige tijd van digitalisering en technologische verandering. Het klinkt misschien spannender en ingewikkelder dan het daadwerkelijk is. Bij robotisering denk je al snel aan echte robots die taken van je overnemen. RPA is een manier van automatiseren waarbij computerprogramma’s repeterende processen van medewerkers overnemen. Het voordeel van RPA is dat er aanzienlijke kosten kunnen worden bespaard omdat medewerkers werkprocessen niet meer (in zijn geheel) hoeven te doen. Kwaliteit en plezier in het werk gaat omhoog omdat er minder ‘foutjes’ gemaakt worden en medewerkers door RPA meer uitdagende werkzaamheden kunnen doen.
Wat moet er gedaan worden om RPA succesvol te implementeren?
-
Wat is het doel en wat wil je bereiken door de inzet van RPA binnen de organisatie. Is er een businesscase voor? Bepaal daarna welke processen je wilt automatiseren en welke processen geschikt zijn voor RPA:
1. Handmatig en repetitief werk
2. Rule-based proces met weinig tot geen uitzonderingen
3. Proces is volwassen en reeds geoptimaliseerd
4 Proces input (data/gegevens) zijn elektronisch benaderbaar
- Maak heldere afspraken met de betrokken partijen voor wie RPA impact gaat hebben (IT, teamleiders, management, procesmanagers, leveranciers etc.)
- Bepaal met welke RPA software je aan de slag gaat. Start met het leren kennen van de software en probeer het uit dmv tests.
- Zorg dat de processen goed en volledig zijn beschreven. Bepaal ook de impact dat RPA gaat hebben op bestaande processen en (nieuwe) werkinstructies voor de medewerkers.
- Kies een pilot RPA project uit waarmee je van start gaat. Bepaal de pilotperiode (ca. 6 weken).
- Blijf de processen monitoren na RPA implementatie en meet de resultaten. Is het proces volledig te automatiseren m.b.v. RPA of blijft het wenselijk dat er een menselijke controle is bij bepaalde activiteiten?
Alembo en RPA
Alembo is als outsource specialist velen jaren actief in het verwerken van grote informatiestromen in de vorm van orders, administraties, handgeschreven documenten en formulieren. Daarnaast hebben wij zeer goede redundante IT infrastructuur en ervaren IT specialisten in huis die er 24×7 voor zorgen dat onze diensten altijd uitvoerbaar zijn. De combinatie van kennis van werkprocessen, kwaliteitssystemen, software en de IT middelen zorgt ervoor dat RPA als ‘automatiserings vorm’ goed bij ons past. Net zoals het bij onze klanten past, omdat zij net als wij steeds vaker slimmer en efficiënter willen werken. Zo zien wij een toenemende behoefte bij onze klanten om Alembo ook in te zetten voor het verbeteren van werkprocessen en automatisering, zodat slimmer werken realiseerbaar is.
Hoe gaat dit in de praktijk in zijn werk:
- Eerst wordt de nieuwe werkstroom overgedragen. De medewerkers van Alembo krijgen ervaring in het verwerken van deze stroom;
- Dan worden de RPA configuratoren aan het werk gezet. Zij bespreken de werkstroom met de medewerkers. De eerste automatisering stappen worden gezet;
- Bij de start van nieuwe RPA stappen is er sprake van uitval. De uitval wordt van dichtbij gemonitord door de ervaren medewerkers, de RPA configuratie wordt aangepast;
- Dan volgt de volgende stap in het werkproces;
- Totdat er een optimaal resultaat is behaald. De kwaliteit is top, de snelheid is top, het werkproces is verregaande geautomatiseerd en een volgende werkstroom wordt opgepakt.
Denk hierbij aan:
- RPA toepassen bij administratieve, data trajecten waar veel handmatig en routinematig werk bij komt kijken
- Automatisering toepassen bij Klantenservice processen, denk aan de invoering van chatbots en het schrijven van de teksten voor de chatbots
Interesse in RPA en wat Alembo voor u kan betekenen?
Het RPA team van Alembo is volop in ontwikkeling en bouwt samen met een belangrijke klant van ons aan een gezamenlijke RPA knowledge base. Wilt u meer weten wat Alembo op het gebied van RPA voor u kan betekenen of vrijblijvend eens van gedachten wisselen? Neem gerust contact met ons op.
