Repetitieve taken
Repeterende handelingen en terugkerende activiteiten uitbesteden
Repetitieve handelingen zoals data entry en administratie uitbesteden
Arbeidsintensief werk outsourcen
Repetitieve taken horen zelden tot de core-business. De terugkerende taken kosten zo’n 50% van de totale workload en zeker 50% van de managementaandacht. Ieder bedrijf heeft dus te maken met arbeidsintensieve, repetitief herhaalwerk, waarbij automatisering niet aan de orde, of niet mogelijk is. Uiteraard kunt u dit werk zelf blijven doen, of u vertrouwt op een ervaren externe partij zoals Alembo. Door de inzet van Alembo krijgt u een goedkope oplossing, waardoor u uw eigen medewerkers ander werk kunt laten doen, dat bijvoorbeeld beter past bij de ontwikkeling of direct impact heeft op omzet genereren voor uw bedrijf. Door repetitieve processen aan Alembo te outsourcen, bespaart u al snel 30-50% aan kosten. Alembo biedt flexibele mogelijkheden en is 24×7 bereikbaar, beeft een workforce van meer dan 300 medewerkers en is inzetbaar voor projectmatige als langdurige klanttrajecten.
Hoe kunnen bedrijven zich volledig focussen op de kernactiviteiten, als andere dagelijkse verplichtingen veel tijd en energie kosten? De oplossing is simpel. Door repetitieve taken uit te besteden, bespaart u niet alleen in operationele kosten, maar ook in facilitaire kosten en in managementaandacht.
Wat zijn repetitieve taken?
Alembo is gespecialiseerd in het uitvoeren van back– mid en frontoffice werkzaamheden op afstand en doet dit onder andere voor Banken, Leasebedrijven, E-commerce, Verzekeraars en Telecom. Daarbij werken wij voor grote bedrijven, maar ook voor kleinere MKB bedrijven. Voor de laatste genoemde past onze Virtuele Assistentie service het beste. Sommige trajecten zijn eenvoudig (data entry), andere trajecten complexer van aard (loonadministratie, orderverwerking). We selecteren onze medewerkers op basis van interne tests, achtergrond, werkervaring en kwaliteiten, zodat er een perfect match is. Wij hebben ruime ervaring met:
- Retouren verwerken van producten voor webshops
- Orderverwerking en orderentry
- Loonadministratie en HR ondersteuning
- Formulierverwerking en antwoordkaarten
- Boetes verwerken voor leasebedrijven
- Financiële administratie
- Handgeschreven formulieren digitaliseren
- Productdata opvoeren op bol.com en overige webcontent
- Administratieve backoffice voor verzekeraars
Snelle verbindingen met uw klantsystemen
Veiligheid gegarandeerd
Uw data is in veilige handen bij Alembo. Alembo maakt gebruik van de modernste en veilige IT omgeving, onze verbindingen met klantsystemen gaan altijd via een beveiligde VPN. Alembo is ISO 9.001 en we werken conform ISO 27.001. Certificatie ISO 27.001 is gepland met KIWA Leiden en zal gebeuren nadat er weer normaal vliegverkeer mogelijk is.
Het inloggen op systemen gaat via een beveiligde VPN-verbinding. Bovendien is Alembo voor alle security audits geslaagd, waaronder voor KPN, ABN AMRO, Internationale Bank en een Belgische Telecom.
Alembo werkt conform de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), welke van toepassing is in de hele Europese Unie. Voor meer informatie over AVG, download hier de whitepaper.
Wat is de beste aanpak bij outsourcen?
Alembo's aanpak
Wij vinden dat een goede voorbereiding het halve werk is en bijdraagt aan een goede samenwerking op afstand.
Uw contact persoon in Nederland bespreekt vooraf de mogelijkheden, risico’s en voordelen. Vooraf wordt een business case opgesteld en een plan van aanpak besproken. We starten ieder traject met een pilot waarin benoemde verwachtingen en KPI’s worden getoetst en gerapporteerd. Pas na bewezen succes gaan we verder opschalen en complexere repetitieve taken toevoegen aan de totale werkzaamheden die worden uitbesteed.
Gefaseerd en gecontroleerd vindt de implementatie plaats. Transparantie en heldere communicatie helpt bij het opbouwen van een prettige lange termijn relatie. Hierdoor ontstaan succesvolle samenwerkingsverbanden en voor beiden een win-win situatie.
Het resultaat van repetitieve taken uitbesteden voor u:
- Zeer ervaren team, significante kostenbesparing 30-50%
- 24 x 7 Bereikbaar, 365 dagen per jaar.
- Opschalen en opvangen van pieken snel mogelijk door ervaren team van circa 80 medewerkers
- Afspraak is afspraak (deadlines worden gehaald) met transparantie en openheid in de samenwerking
- Tijdsverschil zorgt voor verlenging werkdag en meer volume wegwerken bij dagopleveringen
- Hoge kwaliteitsstandaarden en strikte sturing op output (KPI's)
Repetitieve handelingen
Klantcases
Picturae (Naturalis)
Naturalis heeft miljoenen herbarium sheets. Deze sheets bevatten informatie over planten (die gevonden zijn in diverse gebieden) en onderzoekers maken daar veelvuldig gebruik van. Naturalis heeft deze sheets professioneel laten scannen door Picturae en de informatie op de sheets is door Alembo ingevoerd. Door het digitaliseren en transcriberen van de Herbariumsheets krijgen onderzoekers wereldwijd toegang tot de database van Herbaria. In 6 jaar heeft het team van Alembo meer dan 10 miljoen sheets ingevoerd met gemiddeld 50 fte.
“Alembo helpt bij de invoer van handgeschreven Heerbariumsheets, zodat deze internationaal digitaal beschikbaar zijn. Ik ben zeer tevreden over de samenwerking. De kwaliteit is prima. Als er dingen zijn en feedback gegeven wordt, wordt dit snel en efficiënt opgepakt. Meeste communicatie gaat per mail. Doorgaans wordt er binnen een dag beantwoord en vaak zelfs binnen een paar uur. Medewerkers werken hard, denken goed mee, altijd bereid te helpen om opdrachten tot een goed eind te brengen. Alembo ontzorgt en levert vakwerk.”
Paragon
3 jaar op een rij werkt Alembo samen met Paragon voor een Nederlands bedrijf, waarvan de naam niet genoemd mag worden, aan een groot data-entry project. Alembo verwerkt handgeschreven Nederlandstalige formulieren. In 2018 is vanwege de gunstige prijsstelling en de hoge kwaliteitsresultaten besloten om de gehele invoer van 1.5 formulieren aan Alembo uit te besteden. Het beschikbaar stellen van 160 medewerkers voor 1 maand formulierverwerking vergt veel van de organisatie. Een speciaal projectteam van directie, projectcoördinatoren en controleurs werken iedere dag 24×7 samen, bewaken de productie per dag en controleren of de kwaliteit op schema zit.
‘Ik kan met recht zeggen dat dit mijn meest vlekkeloze formulierverwerking was voor dit project. En ik heb er heel wat gedaan. Dit was de 22e. Geef aub mijn complimenten door aan het hele team.’
Nancy HomeStore
Productdata invoeren is arbeidsintensief en is terugkerend werk. Alembo ontzorgt Nancy HomeStore bij het grote aantal van producten dat online geplaatst moet worden. Er moeten zo’n 10.000 producten worden verwerkt, waarvoor de hulp van Alembo is gevraagd. Alembo voert listings op in bol.com en Shopify. Een listing is het opvoeren van een product voor op marketplace bol.com en het CMS Shopify. Teksten, titels, kenmerken, tags en afbeeldingen worden nauwkeurig op de juiste manier geplaatst en aangevuld. Nieuwe product artikelen worden dagelijks opgevoerd.
‘Na een pilot en strakke afstemming zijn we zeer tevreden met het team van Alembo. Wij zien uit naar een langdurige samenwerking en partnership.’
Intertoys
Intertoys besteedt het verwerken van retourstromen uit aan Alembo omdat de verwerking een handmatig en arbeidsintensief proces is. Het proces omvat administratieve taken, het verwerken van retourformulieren, het nasturen van artikelen en maken van creditfacturen. Door dit uit te besteden, is er meer werk voor hoge complexere taken en worden er kosten bespaard. Naast retour administratie doet Alembo tevens de klantenservice en content voor Intertoys.
‘Jullie blijven mij aangenaam verassen met de geboden ondersteuning en de snelheid. Ik prijs jullie om het meedenken, goede feedback en signalering van uitdagingen.’
Waddenvacatures
Waddenvacatures kiest voor Alembo voor ontzorging van de drukte van de dagelijkse terugkerende werkzaamheden. Alembo verzorgt voor Waddenvacatures de urenadministratie en ondersteunt bij het opmaken van contracten en erop toezien dat alle documentatie van de kandidaten in orde is. Daarnaast is er telefonisch- of mailcontact met kandidaten en opdrachtgevers van Waddenvacatures.
‘Prettige partij om mee samen te werken en die mij ontzorgd in de dagelijkse gang van zaken.’
Meer informatie over wat wij kunnen betekenen?
Neem gerust contact met ons op!
