10 Tips bij outsourcen
Waarop moet u letten bij het uitbesteden van bedrijfsactiviteiten naar het buitenland?
Outsourcen een andere kijk op bestaande processen
Outsourcing van processen wordt in het bedrijfsleven meer en meer toegepast. Het is een krachtig en strategisch hulpmiddel waardoor bedrijven zich meer kunnen richten op hun kernactiviteiten en kosten kunnen besparen. De uitbestede diensten zijn vrijwel altijd bedrijfsondersteunende activiteiten of arbeidsintensieve terugkerende taken.
Outsourcing vraagt een andere kijk op bestaande bedrijfsprocessen. Het draagt bij aan de realisatie van ambities en doelstellingen. Samen operationeel excelleren zodat u de concurrent altijd voor bent. Het vraagt vertrouwen in elkaar en een partnership voor vele jaren.
Overzees outsourcen onze tips
- Besteed uit wat goed controleerbaar is, u moet kunnen inschatten of de ander de werkzaamheden goed doet
- Besteed uit wat u minder energie geeft en hoge kosten met zich meebrengt: de arbeidsintensieve, terugkerende taken
- Bij de keuze van de outsourcepartij: past de cultuur van de leverancier bij uw bedrijf en ‘klikt’ het?
- Is uw data in veilige handen? Check ook hoe de ICT infrastructuur is van uw leverancier
- Zijn de processen die u wenst uit te besteden helder en afgebakend en heeft u werkinstructies paraat? Werken alle systemen en ICT?
- Transparantie en openheid is een randvoorwaarde voor een geslaagde samenwerking: u bent aan het roer, niet de leverancier
- Stel dezelfde eisen aan uw outsourcepartner als uw eigen mensen en stuur hierop
- Investeer in de relatie en de samenwerking: bezoek de locatie en leer elkaar kennen
- Geen dikke wurgcontracten, zorg voor duidelijke contractafspraken
- Start eerst een pilotperiode om zo verwachtingen te toetsen. Ga daarna een samenwerking voor langere termijn aan
Over Alembo
Met een team van meer dan 300 medewerkers helpen wij Nederlandse en Belgische klanten vanuit Suriname met operationele werkzaamheden op afstand. Wij doen klantenservice, administratie, data entry, virtuele assistentie en webcontent werkzaamheden.
Valkuilen bij outsourcen
Wij geloven in het verbeteren en vereenvoudigen van processen met lagere kosten en hoge kwaliteit. Voor veel organisaties is outsourcing een ingrijpende beslissing, terwijl outsourcing geweldige kansen geeft om uw business sterker, winstgevender, efficiënter en klantgerichter te maken. Als u eenmaal de beslissing heeft gemaakt dat u in zee wilt gaan met een outsourcepartner, dan wilt u natuurlijk dat de samenwerking geslaagd is en u er beiden voordelen aan ondervindt.
Wat kan er misgaan bij outsourcingtrajecten en wat kunt u beter niet doen? Bijgaand onze veelvoorkomende valkuilen bij outsourcen. Als u voor een goede betrouwbare outsourcelevering kiest, dan gaat deze met u hierover in gesprek en zult u merken dat deze valkuilen niet van invloed zijn op de samenwerking. Simpelweg omdat de leverancier ruime ervaring heeft met samenwerken op afstand en de randvoorwaarden voor succes met u inricht.
Wat kunt u beter niet doen?
- U outsourced waar u geen verstand van heeft
- Over de schutting mentaliteit, geen begeleiding of uitleg geven over de taken
- Uitknijpen van de leverancier, de ander niets gunnen
- Hogere eisen stellen aan de outsource partij dan aan uw eigen medewerkers
- Geen afspraken maken over meetbaarheid en rapportages
- Gebrekkige voorbereiding, processen en werkinstructies niet goed in beeld
- Te weinig controleren hoe de outsourcepartij het werk doet en geen feedback geven
- Geen pilot periode aangaan, gelijk vastzitten aan contract voor langere periode
- Wees open en eerlijk waarom u besluit om uit te besteden
- Betrek uw collega's al vroeg in het traject en vraag hen om input: hoe kun je de samenwerking op afstand laten slagen?
- Geef duidelijk aan wat de voordelen voor uw personeel zijn door de outsourcing, dit is in veel gevallen: minder eentonig werk, minder werkdruk, meer uitdagende taken erbij en persoonlijke ontwikkeling
- Laat het personeel kennismaken met het outsource team en leer elkaar onderling kennen door leuke interventies zoals live video
- Deel successen met elkaar en wees transparant in de resultaten die er geboekt worden, als 1 team, met ieder dezelfde KPI’s
Wat zijn de gevolgen voor uw interne organisatie als u gaat outsourcen?
Tips voor interne organisatie
Als een organisatie besluit om overzees te gaan offshoren dan kan dit een grote impact hebben op de mensen, processen, systemen, infrastructuur en op de kosten. Succesvolle outsourcing komt de efficiency, kwaliteit, flexibiliteit, het innovatie vermogen en persoonlijke ontwikkeling van de eigen mensen ten goede. Door outsourcing kunnen er taken verschuiven, er moet anders worden samengewerkt met uw collega’s op afstand. Ook kan de verandering impact hebben op systemen omdat u mogelijk procesmatig anders gaat samenwerken. Verandering brengt ook weerstand. Dit zit in de mens. Zo zijn er altijd mensen die graag veranderen en outsourcen als een uitdaging zien, maar er zijn ook mensen die outsourcing als een bedreiging zien.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Samenwerken op afstand: hoe doe je dat?
Hoe werk je samen met je outsource partner en ontwikkel je een relatie die voor beiden prettig, succesvol en voor de lange termijn is? Het is van belang dat je een goed gevoel hebt bij de outsource leverancier. Zonder goed gevoel of klik, gaat het hem niet worden. Het is daarom raadzaam om eerst goed kennis met elkaar te maken, door middel van gesprekken. Vraag klantcases op, of ga referenties na, zodat er een duidelijk beeld en gevoel is bij de outsource partner.
Om een indruk te krijgen van hoe de samenwerking zal gaan verlopen is het aan te raden om met een afgebakende testopdracht te beginnen. Bepaal met de leverancier de randvoorwaarden van succes. Wanneer bent u tevreden? Wat is er nodig qua voorbereiding om te kunnen starten? Denk aan toegang tot applicaties / systemen, ICT, werkinstructies etc. Heeft u te maken met privacygevoelige informatie? Stel dan een AVG Verwerkerscontract op.
Gaat u van start, maak dan duidelijke afspraken. Met name in het begin is afstemming nodig om op één lijn te komen. U zult aan elkaar moeten wennen. Er worden fouten gemaakt, omdat er geleerd wordt. Bij het delegeren van taken is het belangrijk om naast de uitleg wat er gebeuren moet, ook duidelijke afspraken over kwaliteit, snelheid (rapporteren) en oplevering te maken. Maak van tevoren een werkinstructie (op papier of video) en creëer een gedeeld platform waarmee je de documenten (zoals werkinstructies en planningen) kunt delen. Dit kan bijvoorbeeld via Slack, Google Drive of Dropbox. Bepaal ook hoe en hoe vaak je met elkaar communiceert.
Als de pilot succesvol is verlopen, breid dan de uit te besteden taken uit met meer complexere taken. Het team kent inmiddels de basis en u zult merken dat het verder inwerken dan gemakkelijker en sneller zal verlopen. Meer weten over samenwerken op afstand? Lees verder in deze blogs: 5 keyfactoren die leiden tot succesvolle outsourcetrajecten en It takes two to tango: tips voor samenwerken bij outsourcing.
Meer informatie over wat wij kunnen betekenen?
Neem gerust contact met ons op!
