Trello: handige planningstool om gezamenlijke to do’s in bij te houden

In Trello kunt u taken bijhouden voor het team maar ook individueel. Trello heeft een gratis en betaalde versie en werkt heel prettig en intuïtief, waar u net zoals een Scrumboard de taken kunt verschuiven van In Progress naar Done. Daarnaast kunt u Trello ook gebruiken voor uitgebreidere taken (checklisten) of werkinstructies. De tool is te gebruiken op verschillende devices. 

Todoist: alle to do’s direct op een lijstje

Via de website wordt een account aangemaakt of kunt u de app downloaden op het apparaat dat u gebruikt. Daarna is Todoist operationeel en kunnen alle gewenste taken die opkomen in een to-do lijst gezet worden. Ideaal om het werk goed te organiseren. Per project is het eenvoudig om taken aan te maken, prioriteiten aan te geven en taken te delen met teams. Zo kan goed bijgehouden worden of projecten volgens planning verlopen. 

Schedule it: handige tool voor Resourceplanning

Met Schedule it plan je al je resources snel en gemakkelijk, voor elke locatie en op elk apparaat met de drag and drop resourceplanning software. Door de dubbele boeking preventie garandeert Schedule it de beste geboekte planningsactiviteit. Te synchroniseren met externe kalenders van Outlook, Google Calendar en Apple ICal. 

Slack: overzichtelijke, populaire, doorzoekbare chat en communicatietool

Slack zorgt ervoor dat alle communicatie van een bedrijf op een plek samenkomt. Het is een zeer populaire tool die door veel bedrijven wordt ingezet. Het is eenvoudig om groeps- en privé gesprekken te voeren (chat), taken te verdelen en bestanden uit te wisselen. Slack werkt ook samen met tools als Dropbox, Hangouts en Twitter wat ook erg handig is. Per onderwerp kan er een eigen ‘chat kamer’ aangemaakt worden zodat afdelingen of specifieke personen gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. In Slack is het eenvoudig om externen toe te voegen aan een team. Een populair middel om mee te communiceren waar Alembo veel mee werkt.

Microsoft Teams: online chatdienst van Microsoft geïntegreerd met Office 365

Microsoft Teams is een online chatdienst van Microsoft met ruim 13 miljoen actieve gebruikers per dag een geduchte concurrent van Slack (10 miljoen gebruikers per dag). Teams is geïntegreerd met Microsoft Office 365 programma’s zoals Word, Excel en Powerpoint maar heeft ook een SharePoint wat het delen van documenten erg makkelijk maakt. Teams heeft Skype for Business vervangen, waar alle features van Skype for Business aan de functionaliteiten van Teams zijn toegevoegd (videobellen, vergaderen en chatten). Ook is het eenvoudig om externen toe te voegen aan een team. 

Teamviewer: Samenwerkingstool voor online conferenties en scherm delen

Teamviewer biedt audio- en video-oplossingen voor online conference calls. Hier is eenvoudig en moeiteloos om schermen te delen, ook tijdens vergaderingen, demo’s of wanneer presentaties geven worden. Er is een whiteboard functie om standpunten tijdens vergaderingen duidelijk te maken. Teamviewer maakt gebruik van betaalde abonnementen. 

Google Hangouts: Samenwerkingstool voor live videogesprekken en scherm delen

Met Google Hangouts is het eenvoudig en goedkoop om live videogesprekken te voeren om zo belangrijke zaken te bespreken of werkinstructies uit te leggen. Ideaal als u met verschillende personen op diverse locaties wereldwijd wil samenwerken. Met een Google Account kunt u snel, gratis en direct aan de slag. 

Zoom meetings: videoconferencing in de cloud

Ook Zoom meeting biedt ongeveer dezelfde functionaliteiten als Google Hangouts en Teamviewer waar via de cloud eenvoudig videoconferencing kan plaatsvinden, met groep chat en document sharing en heeft een gratis versie. 

Google Drive: documenten opslaan in de cloud, gezamenlijk delen en bewerken

Met een Google Account kunt u gratis gebruik maken van Google Drive waarmee documenten in de cloud worden opgeslagen, gedeeld of wijzigingen aangebracht. Elke Google-account heeft 15 GB gratis opslagruimte die wordt verdeeld tussen Google Drive, Gmail en Google Foto’s. Als meer opslagruimte wenselijk is, dan kunt u upgraden naar Google One. In Google Drive is het mogelijk om diverse bestanden te maken; Google Docs (Microsoft Word), Google Spreadsheets (Microsoft Excel), Google Forms (formulieren om enquêtes af te nemen) en Google Presentaties (Microsoft Powerpoint). 

WeTransfer: Gratis tool waarmee documenten met veel MB’s verstuurd worden

WeTransfer is super handig wanneer documenten, foto’s, video’s of muziek met veel MB’s verstuurd moeten worden. Het kan bijvoorbeeld dat u zelf wel meer dan 10 MB via de mail mag versturen maar uw geadresseerde maar tot 5 MB kan ontvangen. Per keer kunt u meer dan 2 GB uploaden. 

Dropbox: gratis clouddienst voor het online opslaan van bestanden

Met Dropbox Basis kunt u gratis documenten in de cloud opslaan en eenvoudig foto’s, video’s en documenten delen. Ook is het mogelijk om dropbox-mappen te delen met meerdere mensen.  Met de Dropbox Basic versie is de opslagruimte tot 2 GB. Er zijn ook betaalde abonnementen van 2 TB opslag of meer. 

Microsoft Onedrive: online opslagdienst

Microsoft Onedrive is een soortgelijke dienst als Dropbox en bij Onedrive krijgt u een beperkte gratis opslagruimte van 5 GB. 

PerfectView: CRM ook voor startende ondernemer betaalbaar

PerfectView is een Nederlandse organisatie die ook voor kleinere teams en ondernemers een CRM pakket heeft die schaalbaar en betaalbaar is. De eerste vijf gebruikers betalen €12,50 per persoon per maand voor alle functionaliteiten. 

Pipedrive: CRM tool voor sales om leads en deals te volgen

De CRM tool van Pipedrive is duidelijk en simpel in gebruik met focus op de sales pipeline en het verkoopproces voor ‘deals’. Daarnaast kunt u al de verkoopgesprekken op één plek beheren en bekijken wie mails heeft geopend. Vanaf €12,50 per persoon per maand. 

Salesforce: CRM met mogelijkheden om een geïntegreerd platform in te zetten

Salesforce is een wereldwijd bekende CRM oplossing voor sales automatisering met een breed scala aan cloud gebaseerde tools. Het belangrijkste voordeel van Salesforce is dat het een geïntegreerd platform biedt voor marketing, customer service, sales, community’s, apps en meer. Salesforce is vooral gericht op grote bedrijven, maar is ook heel goed geschikt voor de bovenkant van het MKB, vanwege de wens om meer functionaliteiten. 

Microsoft Dynamics 365: CRM ontwikkeld door Microsoft

Het CRM pakket van Microsoft is geschikt voor het MKB vanwege de korte en voorspelbare implementatietijd, het is eenvoudig en snel aanpasbaar en heeft een handige Outlook, Word en Excel integratie. Daarnaast betaalt u per gebruiker per maand.

Capsule CRM: CRM voor MKB met optie gratis gebruik

De CRM module van Capsule biedt verschillende functionaliteiten om Google Apps, Mailchimp en andere tools en software pakken die het MKB gebruikt te migreren. Erg handig dus. De CRM is gratis uit te proberen (2 gebruikers en 250 contacten). Betaalde abonnementen zijn beschikbaar vanaf £12 per maand. 

Carerix: CRM voor detacheringsbureau

Carerix biedt CRM software voor detacheringsbureaus. Met een intuïtieve interface en aanpasbaar aan bedrijfsprocessen. 

Dashlane: bewaar belangrijke en persoonlijke gegevens op één plek

Via Dashlane kunt u belangrijke wachtwoorden en persoonlijke gegevens veilig opslaan. Deze password manager is een wachtwoord generator, wachtwoordkluis en automatisch wachtwoord invuller in een. Alle wachtwoorden zijn met Dashlane encrypted en dus perfect beveiligd. 

DETA: een door Alembo ontwikkelde applicatie voor het digitaliseren van formulieren

DETA, (Data Entry en Transcriptie Applicatie), is een door Alembo ontwikkelde applicatie voor het digitaliseren van Herbarium vellen, formulieren en Entomologie collecties. De applicatie is zo ontwikkeld dat deze overal ter wereld op elk willekeurig moment geïnstalleerd en gebruikt kan worden. Door de moderne en lichte programmeertaal is DETA geschikt voor elk type computer en kunnen er teams variërend van 2 tot 200 leden tegelijkertijd in werken. Door de meervoudige ingebouwde kwaliteitscontroles blijft de kwaliteit gewaarborgd en constant. Klik hier voor een ander grootschalig project wat wij met DETA hebben verwerkt.

Facebook Business Manager: handige tool om Facebook met meerderen te beheren

Met de Business Manager van Facebook is het mogelijk om met meerdere personen eenvoudig advertentieaccounts of Facebook Pagina’s te beheren. Verschillende accounts en pagina’s kunnen gekoppeld worden waardoor u rollen kunt toewijzen aan personen, partners of bureaus. Zo is het eenvoudig om overzicht te bewaren wie wat doet. 

Hootsuite en Sendible: ideaal om social media platformen mee te managen 

Met Hootsuite kunt u verschillende social media platformen beheren, monitoren en analyseren. Ook is het via de tool eenvoudig om per kanaal berichten in te plannen. Hootsuite heeft 3 pakketten, een gratis versie en 2 betaalde versies. Met de gratis variant is het mogelijk om 3 social media platformen te integreren en kunnen berichten worden ingepland. Voor kleinere ondernemers is dit vaak voldoende. 

Sendible is nog relatief nieuw voor ons, maar we zijn enthousiast. Het gebruik van de software was even wennen door de andere lay-out en bijvoorbeeld het ‘Send’ knopje dat als publiceren werkt. Op de site vind je handige video tutorials en er is een support pagina met uitleg. Voor minder kosten dan Hootsuite krijg je bij Sendible meer social profielen en extra functies zoals: goedkeuring op posts, uitgebreidere rapportages, meer integraties, queues, content kalender als pdf te downloaden, automatisch ingestelde schema’s voor wanneer een bepaald type content live gaat (dag & tijd). Verder zijn er veel integraties mogelijk met andere software zoals: WordPress blogpagina, Google My Business, Slack, Keywords alers (google alert bv). Maar ook binnen de social kanalen zijn er meer opties: IG carroussels & stories, IG first comment, FB ads & groepen en YouTube.

Canva: mooie content creëren

Voor ons Alembo’s eigen content creatie en social media beheer en die van onze brands (VAZZ en SocialForYou) zijn wij groot fan van Canva. Deze populaire tool biedt ontzettend veel mogelijkheden en is zeer gebruiksvriendelijk ook als je geen design skills hebt. Je maakt in een handomdraai de mooiste social posts, presentaties, flyers, visuals en video’s. Canva heeft een gratis versie maar ook een betaalde. Er zijn veel opties binnen Canva we hebben ze in een blog gezet: Mooie content creëren in Canva alle mogelijkheden op een rij.

Klantcontact systemen waar wij mee werken

Onze klantenservice afdeling beantwoordt de telefoon, email, chat, webcare en WhatsApp voor klanten. Dit doen wij in verschillende klantcontact systemen. Voor telefonie gebruiken we hiervoor onze eigen callcenter applicatie voor (Contact Center Live). Het telefoonnummer van de klant wordt dan doorgezet naar Contact Center Live, waardoor onze agents in de applicatie zien als er gebeld wordt voor de betreffende onderneming. Ook kunnen onze agents met deze applicatie uitbellen. Met welke klantcontact systemen werken wij zoal? Hieronder een overzicht.

Contact Center Live: Saas callcenter applicatie gehost vanuit Amsterdam

Onze medewerkers maken voor telefonie gebruik van de moderne callcenter applicatie Contact Center Live (CCL). Dit callcenter systeem heeft alle functionaliteit van een een modern callcenter systeem zoals welkomstboodschap, IVR (toets 1 voor, toets 2 voor etc.), terugbel mogelijkheid, doorschakelen (warm en koud) en rapportages. 

I AM: met een interface chatten, bellen, vergaderen op elk apparaat

Met I AM kunt u bellen, chatten en vergaderen op elk apparaat. Er wordt gewerkt met vaste en mobiele nummers, geïntegreerd met de telefooncentrale. 

Zendesk: gebruiksvriendelijke klantenservice software die meegroeit met uw bedrijf

Met Zendesk kunt u diverse klantcontact kanalen toepassen zoals chat, telefonie en email/ticketing. Het biedt gebruiksvriendelijke en overzichtelijke software voor het beantwoorden van klantvragen en CRM tooling. Zowel voor MKB als Corporates. 

Omnidesk: alle klantenservice kanalen bedienen middels één tool

Met Omnidesk kunt u verschillenden klantcontact kanalen zoals chat, whatsapp, telefonie en email/ticketing  bedienen middels één tool. Gemakkelijk en eenvoudig toepasbaar en ideaal voor thuiswerken. 

Robin: alle klantdata en vragen snel en overzichtelijk bij de hand

Robin geeft een gebruiksvriendelijke interface waardoor alle klantcontactkanalen in een overzicht gemakkelijk te gebruiken zijn. In de tool is bestelgeschiedenis bijvoorbeeld snel bij de hand waardoor de klanten efficiënt geholpen kunnen worden. 

QuandaGo: maak klantcontacten, en en processen tot een geheel voor sublieme service aan klanten

QuandaGo maakt uw klantcontacten, kennis en processen tot een geheel om zo perfecte service te kunnen bieden aan klanten, agents en organisaties.

Livecom, Live Helper Chat, Cobrowser en andere chatsystemen

Alembo is gewend om met verschillende klantcontactkanalen te werken, zo ook met chat. We werken vaak met het chatsysteem van de klant, zoals Livecom en Live Helper Chat. 

Financiële software voor administratie

Onze Virtuele Assistenten assisteren bij eenvoudige administratieve taken, zoals het verwerken van binnenkomende  factureren en het inboeken ervan. Of het controleren van bankafschriften en het klaarzetten van betalingen. Voor complexere financiële administratie kunnen Alembo medewerkers van de afdeling boekhouding diverse werkzaamheden oppakken. Van het verwerken van financiële mutaties (boekhouding) tot het controleren van de administratie en het opstellen van Jaarrekeningen (assistent accountancy). 

Wij zijn bekend met de volgende financiële systemen: 

• AccountView: boekhoudsysteem (handmatig verwerken van facturen en betalingen)
• Twinfield: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages, ICP aangiftes etc)
• Exact Online: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages etc)
• Reeleezee: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages, ICP aangiftes etc)
• e-Boekhouden: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages, ICP aangiftes etc)
• Moneybird: administratie verwerken 
• FDS (Unit4 Financial Data Suite): software voor het samenstellen van jaarrekening, het uitvoeren van de werkprogramma
• Unit4 Audition: jaarrekening samenstellen/rapportage tool
• Snelstart: factuur en boekhoudprogramma
• AFAS: doen van fiscale aangiftes
• Infine: samenstellen Jaarrekeningen en Jaarrapporten
• Visma Severa: urenregistratie, projectadministratie
• Karbon: uitgaande e-mail, acties en taken gekoppeld aan een inkomende e-mail, archief van alle mailwisseling met de klant

Meer weten wat Alembo u kan bieden? Neem contact met ons op of download hieronder onze Whitepapers