Digitale factuurverwerking: snel en foutloos op afstand

factuurverwerking uitbesteden zorgt voor meer efficiency

Bespaar minimaal 30% op uw kosten en laat de factuurverwerking door Alembo doen. Wij werken op afstand vanuit Suriname waar de lonen een stuk lager liggen dan in Nederland en België. En wij spreken en schrijven net als u Nederlands. Alembo werkt voor zowel kleinere als grote bedrijven, webshops zoals Intertoys, fonQ en Beter Bed, Telecombedrijven als KPN, verzekeraars en banken en MKB bedrijven

Met een team van meer dan 300 medewerkers doen wij administratieve backoffice werkzaamheden zoals factuurverwerking, order entry, boekhouding en assistent accountancy. Daarnaast zijn wij gespecialiseerd in dataverwerking, webcontent en klantenservice.

Digitale factuurverwerking voeren wij uit via een gestructureerd plan van aanpak. Zowel in Nederland als in Suriname krijgt u uw eigen contactpersoon, zodat u gemakkelijk kunt communiceren. Bijvoorbeeld via video conferencing, WhatsApp, Slack of GoogleHangouts. Bij pieken en dalen in werkaanbod, kunnen wij eenvoudig, snel en flexibel op- en afschalen. Verwerken wij de facturen op afstand in uw systeem, dan doen wij dat altijd via een veilige VPN-verbinding. Daarbij zijn wij transparant en open over de voortgang. Wij willen er net als u er een succes van maken. U bent en blijft in controle.

voordeel factuurverwerking via Alembo

Het op afstand laten verwerken van facturen heeft vele voordelen. 

  1. Allereerst zijn de kosten een stuk lager dan als u de werkzaamheden zelf zou oppakken. U bespaart al snel 30%.
  2. Een externe partij kan ook sneller opschalen omdat zij meer capaciteit hebben, waardoor dagopleveringen of backlogs snel weggewerkt zijn. Er flexibel dus.
  3. Uw werk wordt gedaan door specialisten met jarenlange ervaring hebben met factuurverwerking in verschillende tools en applicaties. U bent ervan verzekerd dat het werk goed en nauwkeurig gebeurt. 
  4. Alembo is als verwerker op afstand bekend met processen insourcen in Suriname. Uw werkt wordt gecontroleerd volgens strikte kwaliteitseisen die vooraf worden opgesteld. 
  5.  U heeft zelf meer tijd om te focussen op uw core business en kunt uw medewerkers inzetten op taken die bijdragen aan directe omzet voor de organisatie of die passend zijn bij hun persoonlijke ontwikkeling.

Handmatige factuurverwerking bij uw geautomatiseerde proces

Het proces van factuurverwerking kan geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd of gedigitaliseerd zijn. Denk daarbij aan het invoeren en valideren van de facturen in uw boekhoudsysteem. 

Met een gefaseerde aanpak en kwaliteitbewaking bent u verzekerd van een goed ingericht proces. Uiteraard behoudt u te allen tijde de controle over uw totale werk proces.

 

Factuurverwerking door gekwalificeerd personeel

Het werk wordt gedaan door HBO- of WO afgestudeerden en. Zij hebben ruime ervaring in de factuurverwerking voor Nederlandse bedrijven. Ze worden per team aangestuurd door een gedreven teamleider. U krijgt minstens dezelfde kwaliteit als u van uw eigen mensen gewend bent. Er is bij Alembo ruime aandacht en begeleiding van uw team in Suriname.

“Doordat er relatief veel medewerkers van ons team vertrokken, werden we gedwongen om snel te acteren. En dus hebben we ingezet op trial and error. Gedurende het jaar hebben we daar als adagio: ‘we build the plane as we fly it’ van gemaakt, om zo iedereen scherp te houden bij de flexibiliteit die we van ze vroegen.
Daar waar we voorheen moeizaam over konden stappen op standaardisatie en uniformiteit (de medewerkers vielen te makkelijk terug op hun eigen, vertrouwde werkwijzen die in de loop der jaren was ingesleten) werden we nu ineens gedwongen om de processen strak te gaan regisseren. Met succes.
De medewerkers in Suriname zijn namelijk zeer gebaat bij duidelijkheid en uniformiteit. Dus eindelijk konden we onze processen zo inrichten zoals we dat altijd al wilden, met kortere stappen, minder gebruikmakend van standaard programmatuur maar juist meer maatwerk, meer vertrouwen op onze eigen visie en daarop de systemen inrichten, snellere doorlooptijden creëren zonder aan kwaliteit in te boeten, etc.

Overigens liepen we al wel op de markt vooruit, voordat we met het offshoren begonnen. Want we werkten altijd al in the cloud, dus automatiseringstechnisch was het voor ons niets anders dan het aanmaken van een paar extra accounts voor de dames in Suriname.”
Lammerse Accountants

De aanpak van uw factuurverwerking

Elk uitbestedingstraject is anders. Soms volstaat een pilot, een testperiode waarbij de werkzaamheden worden uitgevoerd; snelheden en kwaliteitsnormen worden vastgesteld. Na de pilot wordt gestart met de uitvoering en de uiteindelijke borging van de werkzaamheden binnen de organisatie. 

Andere trajecten kunnen meer voorbereiding vergen. Op het gebied van opleiding en training (ter plaatse bij de klant in Nederland) bijvoorbeeld, IT of implementatie. Wij bepalen samen met onze klanten voor elke factuurverwerking een afzonderlijke uitbestedingsstrategie.

“PO facturen, directe facturen, verzamelfacturen, credit nota’s en journaalposten worden door Alembo verwerkt. Minimaal worden er 12.000 facturen per maand verwerkt, met een target van 600 facturen per dag. Maximale verwerkingstijd was 3 werkdagen met een kwaliteitseis van 98%.

Het team had een continu bezetting van 6 FTE. Inmiddels is deze opdracht volledig geautomatiseerd. Ik ben zeer tevreden over de samenwerking met Alembo. De kwaliteit is hoog en zij kunnen flexibel inspelen op onze wensen.”
KPN


Geef vandaag nog een boost aan uw business

Neem gerust contact met ons op!

Assistent Accountancy nieuwe klant Alembo