10 Mythes over outsourcing ontkracht
To outsource, or not to outsource; dat is de vraag waar bedrijven voor staan. Om deze vraag te compliceren bestaan er veel mythes en misverstanden over outsourcen. Wij beschrijven en ontkrachten hieronder de tien meest bekende mythes over outsourcen:
Mythe #1: Outsourcing vermindert controle op de uitvoer
Door outsourcing vermindert de controle op de kwaliteit van de uitvoer, waardoor het niet lukt om de beoogde resultaten te halen. Dit hoeft zeker niet het geval te zijn als u de samenwerking goed inregelt en duidelijke afspraken maakt.
Het werk op afstand laten uitvoeren kan complex zijn, dit is niet altijd het geval. Een goede voorbereiding, het vastleggen van verwachtingen en transparantie in afspraken kan voorkomen dat er risico’s ontstaan. Commitment van beiden partijen en onderling vertrouwen is de basis van waaruit een goede outsource relatie voortduurt.
U kunt gewoon controle blijven uitoefenen, een goede outsource leverancier wil juist dat u betrokken bent bij het proces van inregelen, controleren en verbeteren. U en uw collega’s weet immers het beste hoe de taken het beste uitgevoerd moeten worden en het is van belang dat u hier een belangrijke rol bij speelt.
Een goede planning, duidelijke communicatie, eerst een pilot met elkaar doen en controle behouden op de uitvoer van taken middels steekproeven draagt bij aan een succesvolle samenwerking. Het gevoel van controle willen houden zal minder worden naarmate zichtbaar wordt dat uw leverancier de werkzaamheden goed en conform afspraak uitvoert. Dan bent u blij dat u minder tijd kwijt bent aan het controleren van de taken en dit met een gerust hart kunt overlaten aan de externe partner.
Mythe #2: Outsourcing wordt alleen ingezet om kosten te reduceren
Niets is minder waar. Outsourcing bespaart namelijk niet alleen kosten, door het uitbesteden van verschillende activiteiten haal je de kennis en expertise van een andere partij in huis waardoor het proces beter verloopt, de kwaliteit kan worden gegarandeerd en de flexibiliteit van de organisatie toeneemt.
Outsourcing wordt nog te vaak gezien als een manier voor Nederlandse bedrijven om lokaal personeel te vervangen door goedkopere medewerkers. In de praktijk komt het veel vaker voor dat outsourcing een mogelijkheid is om met focus te krijgen op de kernactiviteiten, flexibiliteit op te vangen bij pieken of expertise in te zetten voor specifieke taken.
Outsourcing speelt een rol bij bedrijfsstrategieën. Waarom kiezen voor outsourcing en hoe past dit bijvoorbeeld in de lange termijn visie van uw bedrijf? Hoe kun je door outsourcing risico’s verzachten door geografisch gespreid te werken, hoe ga je om crisismanagement en buig je uitzichtloosheid om naar herstel en hoe ga je op met de grote pieken op de klantenservice gedurende het jaar?
Mythe #3: Door te outsourcen lever je in op kwaliteit
Er bestaat nog mythevorming over outsourcing omtrent dit onderwerp; tegenover een lager uurloon zou een slechtere service en nog mindere kwaliteit staan. Onbekend is vaak ook onbemind. Het werk overzees uitbesteden is vaak een spannende stap voor bedrijven. Kwaliteit van dienstverlening speelt geen negatieve rol als het om overzees outsourcen naar Alembo Suriname gaat. Het opleidingsniveau van onze collega’s is hoog: Mbo, Hbo of Wo niveau en vergelijkbaar met het opleidingsniveau in Nederland. Daarnaast hebben onze collega’s ruime ervaring met soortgelijk werk binnen Alembo of elders opgedaan bijvoorbeeld bij diverse bedrijven in Suriname op callcenter gebied.
Het verloop bij Alembo is erg laag (1%), de medewerkers zijn met recht trots om bijvoorbeeld in de klantcontact branche te werken. Anders dan in Nederland, waar een hoger verloop standaard is en er meer schaarste op de arbeidsmarkt is en het moeilijker is om personeel te vinden en te behouden.
De kwaliteit van de dienstverlening heeft zeer hoge prioriteit voor Alembo. Door structurele meetings, kwaliteitscontroles en real-time monitoring wordt gestuurd op continue verbetering. Door middel van een pilot wordt een project opgestart en verwachtingen in kaart gebracht en meetbaar gemaakt. Door klein en gecontroleerd te beginnen, kunnen de nieuwe werkzaamheden goed aangeleerd worden en na succes opgeschaald worden.
Mythe #4: Outsourcing is alleen voor grote bedrijven
Een mythe wat alles behalve waar is. Het is niet onbegrijpelijk dat dit idee de wereld in is gekomen. Door de opkomst van massaproductie in de jaren ‘50 en ‘60 kregen de Nederlandse bedrijven steeds meer te besteden. Tegelijkertijd werden werknemers duurder wat het uitbesteden van productieprocessen steeds meer naar het buitenland werd verplaatst. Het is een zware beslissing om de productielijn van een onderneming uit te besteden en niet vreemd dat dit voornamelijk door grote bedrijven werd gedaan die hier ook het budget voor hadden.
Hoogwaardige outsourcingsdiensten zijn echter al lang niet meer enkel weggelegd voor grote bedrijven. Ook MKB bedrijven maken gebruik van outsourcing omdat dit hen vele voordelen biedt zoals flexibele inzet bij drukke periodes, behoefte aan expertise bij specifieke taken zoals boekhouding of accountancy, ondersteuning bij drukte en taken waar men gewoonweg niet aan toe kan komen.
Het is ook niet waar dat je perse heel veel volume aan werk moet hebben om te starten met outsourcing. Via Alembo is outsourcing al mogelijk vanaf 10 uur per maand, via onze virtuele assistentie service.
Mythe #5: Outsourcing is alleen voor IT en klantenservice
Dit is een mythe die gedeeltelijk waar is. Het is inderdaad waar dat in de laatste decennia het gros van outsourcing-projecten plaatsvindt in de IT- en klantenservice / helpdesk sector. Al zie je ook dat de vraag naar administratieve ondersteuning de afgelopen jaren juist toeneemt (bron: Elance).
Outsourcing leent zich echter voor een diversiteit aan diensten van front tot backoffice activiteiten er is veel mogelijk. Kan een opdracht digitaal verstrekt worden en online worden ontvangen, dan is outsourcing een optie. Denk hierbij aan: webcontent, gegevensverwerking, financiële administratie, backoffice of een virtuele assistent op afstand.
Mythe #6: Outsourcing vindt vooral plaats in landen als India, Filipijnen en China
Deze landen zijn inderdaad de ‘usual suspects’, maar zeker niet de enige. Het is niet verwonderlijk dat deze landen hoog op het lijstje ‘landen om naar te outsourcen’ staan. Deze landen beschikken over enorme beroepsbevolking en de aanwas vanuit Indiase en Chinese hogescholen en universiteiten is groot.
Er zijn echter genoeg andere landen die dezelfde voordelen bieden (talent en lage kosten) en minder cultuurverschil. Nearshore bestemmingen zoals Litouwen, Polen, Portugal en Marokko nemen toe in populariteit. Zo biedt Suriname een groot potentieel aan beschikbare en hoogopgeleide mensen. Het grote voordeel voor Nederlandse bedrijven is dat in Suriname Nederlands de voertaal is en de cultuur dicht bij de Westerse ligt.
Mythe #7: Outsource leveranciers werken vaak met contracten voor langere termijn (5-10 jaar) met weinig flexibiliteit
Grote outsourcing aanbieders werken meestal met langlopende contracten waar je als snel voor 5 tot 10 jaar tekent. Vaak zit de optie om terug te schalen ook niet in het contract, niet de meest flexibele optie. Dit is helemaal niet nodig. Er is geen enkele reden waarom een overzeese dienstverlener een langer contract zou moeten hanteren dan bijvoorbeeld een extern callcenter bedrijf in Nederland.
Standaard is de opzegtermijn bij Alembo 3 maanden en varieert de contractering van projectmatige inzet, tot contracten van jaar en contracten van onbepaalde tijd. Zowel beide partijen moeten de samenwerking als prettig ervaren. Outsourcing kan klein beginnen, bijvoorbeeld met één medewerker of minder uur. Bevalt de samenwerking, dan kan er altijd gekeken worden naar opschalen en uitbreiden.
Mythe #8:De grote afstand belemmert de communicatie en resultaten
‘Uit het oog, uit het hart’ luidt het befaamde spreekwoord. Het is voor lastig om een team te begeleiden die aan de andere kant van de wereld werkzaam is. Is dat wel waar en hoe anders is dat nu in deze tijd waarin wij door Corona niet op kantoor werken en ook alles digitaal en online doen?
Als er uitbesteedt wordt naar Suriname kun je niet snel even langsgaan. Natuurlijk is er de afstand, maar dit hoeft geen probleem te zijn. Door de huidige technologische ontwikkelingen is het zeer goed mogelijk om contact te houden met Suriname. Er zijn verschillende conference call oplossingen waardoor realtime vergaderen goed en professioneel kan zoals Slack, Gotomeeting, Google Hangouts, Zoom of bellen via Whatsapp. Transparantie, laten zien wat er gebeurt en open zijn over wat er speelt, is essentieel voor een succesvolle samenwerking.
Om de communicatie te bevorderen en de afstand zo klein mogelijk te maken werken wij met arsenaal aan handige tools en applicaties.
Mythe #9:Outsourcing is een risico voor de privacy en security van de organisatie
Ook dit is een bekende mythe. In zakelijke relaties is vertrouwen de sleutel tot een langdurige en succesvolle relatie. Dit vertrouwen winnen outsource bedrijven door respectvol met de gegevens van hun klanten om te gaan en deze naar behoren te beveiligen. Hier hoort onder andere een sterke ICT omgeving bij. Lees meer over Alembo’s robuuste ICT infrastructuur hoe wij dit aanpakken.
Qua IT security wordt er juist zeer veel uitbesteed aan landen als India. De IT security en privacy (GDPR) naleving is bij professionele outsource bedrijven juist vele malen hoger. Die bedrijven worden geauditeerd en werken conform de allerhoogste Security en Privacy eisen. Denk daarbij aan ISO 9001 en 27.000.
Mythe #10:Het inhuren van een uitzendkracht is veel minder risicovol dan outsourcing
Vanaf januari 2020 is de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in werking getreden. Deze wet beoogd het aantrekkelijker maken van vast personeel door onder andere het ontslagrecht, de ketenregeling en de WW-premie aan te passen. Flexwerk blijft mogelijk, het wordt echter duurder omdat er meer premie betaald moet worden over de flexwerkers dan voor medewerkers in vaste dienst.
De gevolgen hiervan op bijvoorbeeld de customer service branche zijn dat zij vroeg of laat deze kostenstijging moeten doorberekenen aan hun opdrachtgevers. Door deze stijgende kosten wordt het juist minder aantrekkelijk om flexwerkers in te zetten voor uw organisatie. Ook met het oog op de flexibiliteit levert een flexkracht meer risico’s op dan een ‘uitzendkracht op afstand’ middels outsourcing. Ideaal voor ondernemers die wel flexkrachten willen blijven inzetten zonder de extra kosten en maximale flexibiliteit.
Onze wereld wordt steeds kleiner
Outsourcing is actueler dan ooit, want onze wereld wordt steeds kleiner. Landen werken sneller samen met de juiste technologie om dit goed en snel te kunnen doen. Ontwikkelingen op het gebied van videoconference tools, online samenwerken en de toenemende behoefte op het gebied van digitale diensten maken dat outsourcing voor steeds meer bedrijven een interessante en soms ook broodnodige, oplossing is. Outsourcing maakt het voor bedrijven mogelijk talenten uit andere landen te betrekken bij de groei van de business voor een goed tarief, zonder in te leveren op kwaliteit.
Meer weten?
Als specialist in Business Process Outsourcing biedt Alembo met een team van meer dan 300 medewerkers vanuit Suriname ondersteuning op het gebied van Gegevensverwerking, Klantenservice, Financiële Administratie, Content en Persoonlijke Assistentie. Bij vragen kun je altijd contact met ons opnemen. We denken graag met u mee!
